نحوه وارد کردن داده های اکسس به فایل ورد
Microsoft Access یک راه حل پایگاه داده است که کامپایل دادهها را ساده میکند. اما اگر میخواهید آن را به عنوان یک سند Word خروجی بگیرید، چه؟ در اینجا نحوه وارد کردن داده ihd اکسس به فایل ورد آمده است!
مجموعه آفیس مایکروسافت دارای برنامههای مختلفی برای کارهای مختلف است. بنابراین، اگر میخواهید یک پایگاه داده ایجاد کنید، Microsoft Access پشتیبان شماست. Access بیشتر ویژگیهایی را که از یک سیستم مدیریت پایگاه داده رابطهای انتظار دارید ارائه میدهد. شما میتوانید جداول، فرمها، پرس و جوها، روابط، گزارشها، ماکروها، ماژولها را ایجاد کنید.
اما گاهی اوقات، ممکن است بخواهید دادهها را از Microsoft Access به Word صادر کنید. اگر به دنبال راهی آسان برای صادرات دادههای Access به Word هستید، در مکان مناسبی از سایت لرن پارسی هستید.
چگونه Access داده ها را به Word صادر می کند
قبل از اینکه نحوه خروج دادهها از Microsoft Access به Word را به شما نشان دهیم، باید برخی از اصول اولیه را درک کنید. اول اینکه، شما نمیتوانید همه نوع داده را از Access به Word صادر کنید.
در حال حاضر، فقط میتوانید جداول، پرس و جوها، فرمها و گزارشها را صادر کنید. با این حال، هر شی هنوز محدودیتهایی دارد. Access فقط مواردی را که در نمای انتخاب شده هستند صادر میکند. این برنامه همه دادههای پنهان را در یک گزارش شامل نمیشود. به طور مشابه، Access فقط میتواند فرمها و برگههای داده را با زیر فرمها و برگههای زیر داده صادر کند.
تنها راه حل این امر این است که هر زیر فرم و زیر برگه داده را صادر کنید. اگر گزارش اصلی را صادر میکنید، میتوانید چندین فرمت فرعی و گزارش فرعی را صادر کنید.
ثانیاً، شما نمیتوانید روابط، ماکروها، ماژولها و اشیاء گرافیکی مانند تصاویر و اشیاء Microsoft Graph را از Access به Word صادر کنید.
در نهایت، راهی برای وارد کردن دادهها از Microsoft Access به Word وجود ندارد. شما باید از Access شروع کنید، دادههای خود را به یک سند جدید صادر کنید، سپس محتویات را کپی کرده و در سند Word فعلی خود جایگذاری کنید.
نحوه وارد کردن داده های اکسس به ورد
صادر کردن داده های اکسس به فایل ورد از یک ابزار Export — RTF File Wizard استفاده می کند. مطمئنا ، این ابزار محدودیت های زیادی در رابطه با خروجی داده های Access دارد ، اما از هیچی بهتر است.
اما اگر این امر بیش از حد محدود کننده است ، می توانید به دنبال برخی از بهترین گزینه های رایگان Microsoft Access برای جایگزینی احتمالی باشید. در غیر این صورت ، برای صادر کردن داده های خود از Access به Word ، این مراحل را دنبال کنید:
- پایگاه داده Access خود را باز کنید .
- شیئی را که می خواهید صادر کنید در پنجره ناوبری انتخاب کنید .
- جدول ، پرس و جو ، فرم یا گزارش را بررسی کنید تا مطمئن شوید که خطایی ندارد. اکسس معمولاً هر زمان که خطایی را تشخیص دهد شامل نشانگرهای خطا است. این می تواند شامل مثلث های سبز و انواع اعداد خطا باشد. این مرحله مهم است زیرا Access پس از صادر کردن داده های شما ، به طور خودکار مکان خطاها را با مقدار تهی جایگزین می کند.
- نمای یا قسمتی از داده ها را برای خروحی انتخاب کنید. بهترین راه برای انتخاب داده ها برای خروجی گرفتن از جداول متعدد ، اجرای پرس و جوهای MS Access است . اگر می خواهید تمام داده ها را از یک شی صادر کنید ، این مرحله را رد کنید.
- روی تب External Data کلیک کرده و More> Word را انتخاب کنید . ابزار Export -RTF File export wizard باز می شود.
- در پنجره باز شده Export — RTF File export wizard ، نام فایل خود را وارد کرده و مقصد را انتخاب کنید.
- در صورت نیاز ، کادر Open the destination file after the export operation is complete (باز کردن فایل مقصد پس از اتمام عملیات) را تیک بزنید .
- اگر داده های خاصی را برای خروجی انتخاب کرده اید ، کادر تأیید Export only the selected records را علامت بزنید. در غیر این صورت ، کادر تأیید را برای خروج تمام داده های موجود در شیء ترک کنید.
- برای شروع فرآیند خروجی ، روی OK کلیک کنید .
اگر فایلی با نام مشابه وجود دارد ، می توانید انتخاب کنید که آیا Access باید آن را رونویسی کند یا خیر. برای بازنویسی مجدد فایل ، Yes را انتخاب کنید یا برای انتخاب نام جدید برای فایل خود در پنجره بازشو ، No را انتخاب کنید.
به طور پیش فرض ، Access یک فایل Microsoft Word Rich Text Format با پسوند RTF ایجاد می کند. برای افزودن داده های دسترسی خود به سند Word ، مراحل زیر را دنبال کنید:
- سند RTF را باز کنید.
- تمام محتویات سند را کپی کنید.
- اطلاعات را در سند Word خود جایگذاری کنید.
اگر استفاده از ابزار Export—RTF File export wizard را خسته کننده می دانید ، راه آسان تری برای خروج وجود دارد. داده ها را از جدول ، پرس و جو ، فرم یا گزارش Access خود کپی کرده و مستقیماً در سند Word خود جایگذاری کنید.
داده های اکسس را بدون مشکل به Word وصل کنید
پایگاه داده ها راهی عالی برای ذخیره داده ها هستند. اگر نیاز دارید داده های Access خود را به برنامه های دیگر مانند Word یا Excel صادر کنید ، برنامه Export-RTF File Wizard کل فرآیند را یکپارچه می کند ، البته با برخی محدودیت ها.
دیدگاه ها