چگونه بطور حرفه ای زمان را مدیریت کنیم ؟

چگونه مدیریت زمان داشته باشیم ؟

حتی اگر بتوان آب ریخته شده را به جوی برگرداند، زمان سپری شده را نمی توان به عقب برگرداند و همین باعث می شود بدانیم زمان و مدیریت آن چقدر مهم است و به فکر باشیم که چگونه می توانیم این گوهر گران بها را حفظ کنیم.

یک مثال

• ثانیه های عمر ما را در طول روز به پول تشبیه می کنند. همانطور که در طول شبانه روز ما ۸۶۴۰۰ ثانیه زمان در اختیار داریم، فرض کنید صبح که از خواب بلند می شوید ۸۶۴۰۰ دلار را در اختیار شما قرار می دهند و می گویند تا آخر شب  می توانید از این پول استفاده کنید. ولی نمی توانید آن را پس انداز کنید چون باقیمانده آن در آخر شب سوخت می شود.
  حالا شما چطور از این سرمایه یعنی زمان اسنفاده می کنید؟ آیا برای لذت آن را خرج می کنید یا غم و اندوه و حسرت؟
  ما بخش عمده این زمان که در طول شبانه روز در اختیار داریم را مجبوریم برای مواردی مثل خوابیدن، خوردن و آشامیدن، موارد بهداشتی و دیگر موارد صرف کنیم.

۱. سحرخیزی

اگر شما جزء افراد سحرخیز هستید و همیشه صبح زود از خواب بر می‌ خیزید، بی شک نسبت به افرادی که با سحرخیزی مشکل دارند خیلی بیشتر به موفقیت نزدیک تر هستید.

طبق آخرین تحقیقات روانشناسان، ساعت ۵ تا ۸ صبح، زمانی است که ما بیشترین انگیزه ممکن را برای شروع یک روز عالی و حتی یک زندگی دوباره داریم.

در این زمان ها ما می توانیم با سرعت بیشتری فعالیت های روزانه خود را انجام دهیم و بازخورد بهتری را هم شاهد باشیم.

هر روز صبح زود از خواب برخیزید و به زودی درمی یابید که به فرد متفاوتی تبدیل شده‌ اید. فردی با اعتماد به نفس بیشتر و مؤثر‌ تر.

سحرخیزی انرژی شما را در طول روز افزایش می‌ دهد و سرعتتان را بالاتر می برد.

زمانی که ساعت زنگ می‌ زند، از رختخواب بیرون بیایید و هرگز زنگ ساعت را برای دقایق بعدی تنظیم نکنید. این بد‌ترین کار برای به دست آوردن عادت سحرخیزی است. زمانی را برای دوش گرفتن در نظر بگیرید. چای یا قهوه بنوشید و به سمت محل کارتان بروید. هم اکنون برای رسیدن به بهترین‌ ها آماده‌ اید.

• توصیه می شود : چگونه سحرخیز باشیم ؟

۲. ایجاد اهداف روزانه

چه خوب است قبل از این که روزی شروع شود ما بدانیم چه می خواهیم و چه کارهایی داریم تا در طول روز سردرگم مرتب کردن فعالیت های عقب افتاده نشویم.  از روز قبل به فکر فردای خود باشید و یک بار قبل از خواب تمام کارهای مهمی که فردا باید انجام شوند را یک بار با خود مرور کنید.

اگر این عادت خوب و مهم را در زندگی خود پیاده کنید، در زمان تصمیم گیری صرفه جویی کرده اید و به اهداف بلند مدت خود نزدیک تر خواهید شد.

۳. ایجاد لیست وظایف روزانه

ضرب‌ المثل معروفی وجود دارد که می‌ گوید رسیدن به اهداف بلند مدت مثل خوردن یک فیل است که باید هر بار قسمت کوچکی از آن را بخورید. اما اغلب ما نمی‌ دانیم چگونه باید فیل را به قطعات قابل هضم تقسیم کنیم.

همان‌طور که می‌ دانید، حمله کردن به فیل و تلاش برای خوردن یک‌ باره‌ آن هیچ فایده‌ ای ندارد.

زمانی که شخصی برای رسیدن به اهداف بلندمدت تلاش می‌ کند، هرچه اعتمادبه‌نفس داشته باشد، ممکن است در میانه‌ مسیر ناامید شود.

ازآنجایی‌که این موضوع در اکثر موارد صادق است، می‌ توان این‌گونه نتیجه‌ گیری کرد که رسیدن به اهداف بزرگ نیاز به تقسیم آن به کارها و وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه داریم. به عبارت دیگر فکر کردن به اهداف بلند مدت زندگی، گام اول برای برنامه‌ ریزی روزانه است.

یک انسان موفق همیشه یک لیست کامل از وطایف روزانه اش تعیین می کند تا بداند در کجای روز قرار دارد و چگونه باید حرکت بعدی اش را در هر لحظه شروع کند.

پیشنهاد

• یک دفترچه کوچک جیبی می تواند کمک بزرگی به ما برای یادداشت وظایف روزانه باشد!

۴. الویت بندی وظایف

اولویت بندی وظایف امری خیلی مهم برای رسیدن به تمام اهداف روزانه ماست. اگر شما فردی هستید که دائما مشغولید، یعنی برای کارهایتان هیج اولویتی ندارید. 

در پایان روز، خیلی از افراد همیشه فکر می‌ کنند که در واقع هیچ کاری را از پیش نبرده اند. اما این چه معنی دارد؟

برای مثال این احساس وقتی ایجاد می‌ شود که شما لیستی بلند بالا از وظایف را جلوی روی خود می‌ بینید، در حالی که اولویت بندی کردن آن کارها از دست شما خارج شده است و نمی‌ دانید کدام موارد را ارجع‌ تر از سایرین قرار دهید.

اولویت بندی وظایف اغلب نادیده گرفته می‌ شود، زیرا ممکن است که یک لیست دیگر به این لیست بلند اضافه شود. اما نباید این مسئله مهم را فراموش کنید، چرا که اولویت بندی یک مهارت را در شما به وجود می‌ آورد.

برای رسیدن به انجام تمام کارهایتان اولویت بندی وظایف امری ضروری است، بنابراین شما باید این کار را انجام دهید. با دنبال کردن چند قانون ساده می‌ توانید به خوبی این کار را انجام داده و در پایان روز می‌ بینید که یک تیک سبز در کنار تمامی کارهایی که باید انجام می‌ دادید، خورده است.

۵. گذاشتن مهلت برای انجام وظایف

– آیا می‌ توانید این کار را تا پایان روز به من تحویل بدهید؟

این درخواستی نیست که خیلی از کارکنان مایل به شنیدنش باشند؛ اما برای افراد تعیین مهلت کوتاه‌ تر به‌ جای مهلت بیشتر ممکن است به آن‌ ها کمک کند تا وظیفه خود را آسان‌ تر ببینند و آن را سریع‌ تر انجام بدهند.

پس هنگامی که مشغول دراوردن چک لیست وطایف روزانه خود هستید، مهلت های انجام آن ها را حداقل قرار دهید.

پیشنهاد

• اگر کارهایتان را به موقع انجام دادید و آخر هفته هیچ زمانی را نسوزانده بودید و یا تعداد آن به حداقل رسیده بود، با یک پاداش کوچک (خرید یک شیرینی، خرید لباسی که خیلی دوستش دارید و یا حتی قدم ردن در خیابانی که به شما حس خوبی می دهد) از خودتان تشکر کنید!

۶. حذف کردن چیزهایی که تمرکزمان را از بین می برد

همه‌ی ما دوست داریم در کاری که انجام می‌ دهیم بهترین باشیم و توانایی‌ های خود را در بالا ترین سطح ارائه بدهیم. ولی همیشه عواملی مانند افکار، احساسات گوناگون و صداهای مزاحم وجود دارند و نمی‌ گذارند روی کارمان تمرکز کنیم.

گاهی هم برای افزایش تمرکز، دست‌به‌دامانِ داروها و روش‌ های درمانی می‌ شویم. باید بدانید تمرکز در کار، مهارتی است که با تمرین می‌ توان به آن دست یافت.

ذهن انسان ها طوری طراحی نشده است که بتواند هر هرج و مرج فضای اطراف را تحمل و با آن ها مقابله کند. چرا که هر یک از حواس در یک لحظه محرکی را از دنیای بیرون می گیرند و همین امر به راحتی تمامی تمرکز را مختل می کند.

اگر شما تمرکز نداشته باشید، چنذین بار یک کار ساده را چک می کنید، چندین بار یک سوال را می پرسید و حتی چندین بار مجبور می شوید به تفکر عمیق بپردازید!

همه این ها باعث هدر رفتن زمان شما می شوند، برای همین تمرکز کردن و تمرین برای داشتن آن، وقت شما را سازماندهی می کند.

• توصیه می شود : افراد موفق و میلیونر در زندگی شان چه عادت هایی دارند؟

زمانتو اولویت بندی کن… رو هر کاری نباید وقت بزاری

این مقاله از نظر شما کامل بود؟

شما در طول روز برای مدیریت زمان خود از چه کارهایی استفاده می کنید و چه رازی برای سریع تر پیش بردن کارهایتان دارید؟