مایکروسافت اکسس چیست ؟ راهنمای مقدماتی

داده ها رگ حیات جامعه امروزی هستند، بنابراین طبیعتاً توجه زیادی بر روی ابزارهای مختلف پایگاه داده متمرکز شده است. برای این منظور، ما به Microsoft Access نگاهی می اندازیم. این مقاله نکات مهم مرتبط با مایکروسافت اکسس مانند چیستی مایکروسافت اکسس، تفاوت مایکروسافت اکسس با اکسل، مزایا و معایب مایکروسافت اکسس و نحوه استفاده از مایکروسافت اکسس را پوشش می دهد.

مایکروسافت اکسس چیست؟

مایکروسافت اکسس یک سیستم مدیریت پایگاه داده معروف است که توسط مایکروسافت تولید شده و بخشی از مجموعه آفیس مایکروسافت ۳۶۵ است. Microsoft Access موتور پایگاه داده رابطه ای مایکروسافت را با ابزارهای توسعه نرم افزار و رابط کاربری گرافیکی (GUI) ترکیب می کند. این برنامه اولین بار در نوامبر ۱۹۹۲ منتشر شد،

مایکروسافت اکسس همچنین اولین برنامه پایگاه داده بازار برای ویندوز است.

مایکروسافت اکسس به کاربران تجاری و سازمانی این امکان را می دهد که داده ها را مدیریت کرده و حجم وسیعی از اطلاعات را به طور کارآمد تجزیه و تحلیل کنند. این برنامه ترکیبی از قابلیت های پایگاه داده و قابلیت های برنامه نویسی را برای ایجاد فرم هایی با قابلیت پیمایش آسان فراهم می کند.

Microsoft Access مانند مایکروسافت اکسل است که می توانید داده ها را ذخیره، ویرایش و مشاهده کنید. با این حال، Access چیزهای بیشتری برای ارائه دارد.

تفاوت Microsoft Access با Excel

قبل از اینکه به تفاوت های مایکروسافت اکسل و مایکروسافت اکسل بپردازیم، اجازه دهید مورد دوم را بررسی کنیم. مایکروسافت اکسل یک ابزار صفحه گسترده است که عمدتا برای پروژه های فردی و انجام محاسبات مختصر و نسبتا ساده استفاده می شود.

کاربران اکسل معمولاً با تعداد محدودی سلول داده به طور همزمان کار می کنند، از چند ده تا چند صد. در نتیجه، اکسل برای نمودار و چنین نقاط داده و محاسباتی مناسب است. اما در حالی که کاربران اکسل اطلاعات را مستقیماً در صفحات گسترده خود تایپ می کنند، پایگاه های داده اکسس به پرس و جوها و فرم های از پیش ساخته شده متکی هستند.

این نمودار مرجع مفید، تفاوت های اصلی بین Access و Excel را برجسته می کند.

بنابراین، به طور خلاصه، اگر می‌خواهید عملکردهای پایگاه داده در مقیاس کوچک را انجام دهید، صفحات گسترده اکسل برای این کار کافی هستند. با این حال، اگر به یک ابزار پیچیده تر و در مقیاس بزرگتر نیاز دارید که بتواند حجم وسیعی از اطلاعات را مدیریت کند و چندین کاربر همزمان را در خود جای دهد، با Access  پیش بروید.

نحوه استفاده از Microsoft Access

در اینجا برخی از پر استفاده ترین ویژگی های مایکروسافت اکسس آورده شده است:

• وارد کردن داده ها از اکسل یا پایگاه های داده دیگر
• ایجاد فرم هایی برای ورود یا مشاهده داده ها
• طراحی و اجرای پرس و جوهای بازیابی داده ها
• طراحی گزارش برای چاپ یا تبدیل به PDF
• امکان تعامل کاربران با Access از طریق SQL

اجزای مایکروسافت اکسس

Microsoft Access از اجزای زیر تشکیل شده است:

جداول: اکسس داده های خود را با استفاده از فرمت سطر و ستون در جداول ذخیره می کند. کاربران می توانند یک پایگاه داده ایجاد کنند که شامل تمام داده های یک پروژه است. این پایگاه داده به عنوان پایگاه داده “مسطح” شناخته می شود.

پایگاه های داده رابطه ای: اگرچه کاربران می توانند داده های یک پروژه را تنها در یک پایگاه داده قرار دهند، معمولاً ایجاد جداول متعددی که به جنبه های مختلف پروژه اختصاص داده شده اند آسان تر است. خوشبختانه، هر جدول می تواند متصل و مرتبط باشد، ترتیبی که به عنوان پایگاه داده رابطه ای شناخته می شود.

فرم ها: فرم ها کاربران را قادر می سازند تا داده ها را بدون اتکا به صفحه گسترده وارد پایگاه داده شوند.

ماکروها: ماکروها ساختارهای برنامه نویسی کوچکی هستند که از دستورات و فرآیندها تشکیل شده اند و صرفه جویی زیادی در زمان دارند.

ماژول ها : ماژول ها رویه هایی هستند که توابع نیز نامیده می شوند و کاربران می توانند با برنامه های ویژوال بیسیک آن را بنویسند.

Queries: پرس و جوها اطلاعات را در پایگاه داده ها پیدا می کنند، ابزاری مفید، با توجه به اندازه بسیاری از پایگاه های داده Access.

گزارش‌ها: گزارش‌ها فرآیندهای مرتب‌سازی، برچسب‌گذاری، خلاصه‌سازی و گروه‌بندی داده‌ها را برای اشتراک‌گذاری یا چاپ آسان می‌کنند.

کاربردهای مایکروسافت اکسس

در طول سه دهه گذشته، مایکروسافت اکسس بارها تطبیق پذیری خود را نشان داده است. مایکروسافت اکسس می تواند:

1. داده ها را به شکل جدول ذخیره کنید، که بعداً می توان آن ها را ویرایش کرد یا مطابق با نیازهای کاربر سفارشی کرد
2. صورتحساب ها و حساب ها را مدیریت کنید
3. مقایسه داده ها یا یافتن روابط مشترک بین داده های موجود
4. وب سایت های پایگاه داده ایجاد کنید
5. برنامه های کاربردی مناسب برای مشاغل کوچک، بخش های درون یک شرکت یا استفاده شخصی ایجاد کنید

پایگاه داده Microsoft Access

Microsoft Access از دو نوع متمایز پایگاه داده تشکیل شده است:

اول، پایگاه داده های فایل مسطح داده ها را در فایل های متنی ساده ذخیره می کنند و نمی توانند چندین جدول را ترکیب کنند.

ثانیا، پایگاه های داده رابطه ای داده ها را در فرم هایی ذخیره می کنند که به یکدیگر مرتبط هستند. به عنوان مثال، پایگاه های داده رابطه ای از چندین جدول پشتیبانی می کنند که متن را در ستون ها و ردیف ها مرتب می کنند.

علاوه بر این، پایگاه داده Microsoft Access از انواع داده های زیر استفاده می کند:

Attachment: فایل ها را مانند تصاویر دیجیتال ذخیره می کند

Auto Number: یا توسط Access یا کاربر در هنگام ایجاد رکورد جدید اختصاص داده می شود

Calculated: عبارتی را ایجاد می کند که از داده های یک یا چند فیلد استفاده می کند

Currency: مقادیر ارز و داده های عددی را با یک تا چهار رقم اعشار ذخیره می کند

Date/Time: اطلاعات تاریخ و زمان را برای یک سال بین ۱۰۰ تا ۹۹۹۹ ذخیره می کند

Hyperlink: ترکیبی از اعداد و متن را ذخیره می کند که به عنوان آدرس هایپرلینک استفاده می شود

Long Text: معمولاً برای داده های الفبایی یا متنی طولانی، تا ۶۳۹۹۹ کاراکتر استفاده می شود.

Numbers: داده های عددی مورد استفاده برای ذخیره محاسبات ریاضی

OLE Objects: این داده ها صدا، تصویر و سایر اشیاء بزرگ باینری را در بر می گیرد

Short Text: متن و اعدادی که در محاسبات استفاده نشده اند را ذخیره می کند

Yes/No: فقط مقادیر منطقی Yes و No را ذخیره می کند

مزایای مایکروسافت اکسس

مایکروسافت اکسس مزایای زیادی  به ارمغان می آورد، از جمله  :

1. در عرض چند دقیقه یک سیستم مدیریت پایگاه داده کاملاً کاربردی و رابطه‌ای را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
2. وارد کردن داده ها از چندین منبع آسان است.
3. به راحتی برای هر نیاز شخصی یا شرکتی سفارشی می شود.
4. Microsoft Access آنلاین با بسیاری از زبان های توسعه که روی سیستم عامل ویندوز کار می کنند، به خوبی کار می کند.
5. یک ابزار قوی و انعطاف‌پذیر است که می‌تواند هر کار سخت‌ در پایگاه داده اداری یا صنعتی را انجام دهد.
6. MS-Access به کاربران این امکان را می دهد که به داده ها در مکان فعلی خود پیوند داده و از اطلاعات برای مشاهده، پرس و جو، به روز رسانی و گزارش استفاده کنند.
7. نصب آن ساده و قابل درک است
8. به کاربران اجازه می دهد جداول، فرم ها، پرس و جوها و گزارش ها را ایجاد کرده و با کمک ماکروها ارتباط برقرار کنند.
9. ماکروها در اکسس ساختارهای برنامه‌نویسی ساده‌ای هستند که به کاربران کمک می‌کنند قابلیت‌هایی را به پایگاه داده خود اضافه کنند
10. رابط کاربری گرافیکی (GUI) به ساده سازی استفاده از آن کمک می کند
11. مایکروسافت اکسس آنلاین می‌تواند اتصالات ناهمگن را بین بسیاری از مجموعه‌های داده‌ای که در پلتفرم‌های مختلف ذخیره می‌شوند، انجام دهد.

• مطالب مرتبط : ۱۲ تا از بهترین ویژگی های Access برای مدیریت پایگاه داده

معایب مایکروسافت اکسس

البته هیچ اپلیکیشنی کامل نیست. هر محصولی جنبه منفی خود را دارد و مایکروسافت اکسس نیز از این قاعده مستثنی نیست. معایب آن عبارتند از:

1. اگر تعداد زیادی از کاربران به طور همزمان به یک پایگاه داده دسترسی پیدا کنند، ممکن است بر سرعت و کارایی تأثیر منفی بگذارد. یک محدودیت ظاهری برای چند نفر وجود دارد که می توانند به طور همزمان روی یک پایگاه داده کار کنند.
2. در رابطه با نکته اول، پایگاه داده مایکروسافت اکسس برای کسب و کارهای کوچک تا متوسط ​​سودمندتر است اما برای سازمان های بزرگ نه.
3. هنگام کار با داده های محرمانه، سیستم های پایگاه داده بهتری در دسترس هستند.
4. Microsoft Access فاقد استحکامی است که در سایر سیستم های DBMS مانند MS SQL Server یا Oracle وجود دارد.
5. از آنجایی که تمام اطلاعات یک پایگاه داده در یک فایل ذخیره می شود، این می تواند کار خروجی گزارش ها، پرس و جوها و فرم ها را کند نماید.
6. اگرچه محدودیت فنی ۲۵۵ کاربر همزمان است، محدودیت واقعی در واقع از ۱۰ تا ۸۰ متغیر است، بسته به نوع برنامه‌ای که سازمان در حال حاضر اجرا می‌کند.
7. مایکروسافت اکسس در مقایسه با سایر برنامه های مایکروسافت به یادگیری و آموزش بسیار بیشتری نیاز دارد.

نتیجه گیری

چیزی به نام یک راه حل یکسان برای همه وجود ندارد. هر فرد یا سازمانی نیازهای خاص خود را دارد، بنابراین آنچه برای یک کسب‌وکار جواب می‌دهد برای دیگری کار نمی‌کند. با این حال، مایکروسافت اکسس یک راه حل عالی پایگاه داده برای افراد، مشاغل کوچک تا متوسط، و بخش های مستقل در شرکت های بزرگتر است. این برنامه  یک گام مهم در مقایسه با اکسل است. آن را بررسی کنید و ببینید که آیا Access برای نیازهای خاص شما مناسب است یا خیر. همچنین می توانید آموزرش ساخت یک پایگاه داده در اکسس : راهنمای گام به گام را از اینجا بررسی کنید .