آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل – طراحی داشبوردهای حرفه ای
در این مقاله با موضوع آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل کاربردی قصد داریم ضمن معرفی به آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل بپردازیم. اکسل جزو ابزارهای قدرتمند برای جمع آوری و تحلیل داده ها شمرده می شود؛ وقتی تعداد داده ها افزایش پیدا کند تحلیل آن ها کمی پیچیده شده و ساخت داشبورد مدیریتی اکسل می تواند به ما به صورت حرفه ای کمک کند.
داشبوردهای مدیریتی در اکسل، به صفحاتی تشکیل شده از اطلاعات و معیار های جمع آوری شده می گویند که با کمک آن مدیران و رهبران تجاری می توانند معیارهای اصلی را بررسی کرده و مشاهده کنند که آیا اقدامات آن ها برای حرکت به سوی اهداف تجاری تاثیرگذار بوده یا خیر، تا بتوانند طبق آن به صورت حرفه ای تر برنامه ریزی کنند.
صفحه مدیریتی شامل نمودارها، جداول و نوشته ها می شود که داده ها آن را پشتیبانی می کنند. داشبورد ها با نام گزارش هم شناخته می شوند در صورتی که همه گزارش ها داشبورد نمی باشند.
داشبورد مدیریتی اکسل طوری سازماندهی می شود تا اطلاعات را تا جایی که امکان دارد به راحتی مشاهده کنید و به غیر از کمک به حفظ کنترل عملیاتی روزمره، مدیران را از چیزهایی که در کسب و کار رخ می دهد مطلع می کنند و این امکان را فراهم می کند که با سهولت و سرعت بالاتری روندهای تاکتیکی خود را به نفع شرکت یا سازمان موردنظر تغییر دهند.
اغلب موارد کاربردی داشبوردهای مدیریتی اکسل تحلیل داده ها با حجم گسترده می باشد، چون اگه این کار صورت نگیرد بررسی حجم داده ها مخصوصا با مدت زمان محدود، کمی ترسناک جلوه می کند. اما با کمک داشبوردهای مدیریتی می توانیم حجم بزرگی از داده ها را مورد بررسی و تحلیل قرار دهیم.
قبل از این که سراغ اصل مطلب برویم اشاره کنیم که وب سایت فرادرس یکی از سایت های آموزش مجازی مطرح می باشد که دارای انواع دوره های آموزشی آفیس مثل ورد اکسل می باشد. شما می توانید از فیلم های آموزشی این مجموعه که توسط کارشناسان برجسته ضبط شده اند دیدن کنید و برای ارتقای مهارت های کامپیوتری خود به بهترین شکل از آن ها بهره مند شوید!
طراحی و ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل
ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل فرایندی است که به چند مرحله نیاز دارد و در زمان طراحی داشبورد مدیریتی اکسل مواردی هستند که می توانند به شما برای افزایش سرعت و بهره وری کمک کنند.
هدف داشبورد مدیریتی در اکسل چیست؟
نخستین قدمی که در زمان آموزش اکسل و طراحی داشبورد مدیریتی باید بردارید، دریافت اطلاعاتی است که بهئ آن ها نیاز دارید،هر چه این اطلاعات دقیق تر باشند به نفع شما خواهد بود و با نتایجی کاملا واقعی رو به رو می شوید.
منابع داده چیست؟
شما باید از این که داده ها از کجا و در چه قالبی به دستتان رسیده اطلاعات کاملی جمع آوری کنید. در این زمان سوالاتی پیش می آید که باید از پاسخ آن ها باخبر شوید: اطلاعات برای چه کسانی است؟ در چه قالبی اطلاعات به شما ارائه می شود؟ داده های ارائه شده در چه بازه زمانی باید به روز شوند؟
چه کسی از این داشبورد مدیریتی در اکسل استفاده می کند؟
اکثر مدیران فقط به ظاهر داشبورد شما علاقه پیدا می کنند، اما بعضی از تحلیل گران در گروه همان مدیر امکان دارد به دید دقیق تری نیاز پیدا کنند. با توجه به افرادی که قرار است از داشبورد شمابهره مند شوند، باید داده و خروجی نهایی نمایش داده شود.
هر چند وقت یک بار به روز می شود؟
در صورتی که داشبورد های شما به بروزرسانی هفتگی یا ماهانه نیاز دارند، می توانید از یک مدل پلاگین (که بتوان به سادگی داده ها را کپی و جایگذاری کرد و به صورت خودکار بروز شود) استفاده نمایید. در صورتی که فقط یک بار نیاز دارید داده ها را وارد کنید، استفاده از پلاگین های خودکار کاربردی نبوده و باید آن را به صورت دستی پیش ببرید.
دریافت داده ها
همین که توانستید اطلاعاتی کافی درباره چیزهایی که باید ایجاد شوند، به دست آوردید، در مرحله بعد رسیدن به داده ها و وارد کردن آن ها در اکسل اهمیت دارد. در صورتی که داده ها در قالب فایل اکسل به شما تحویل داده شوند، کارتان بسیار سریع تر و ارحت تر شده، اما اگر در قابلی به جز اکسل اطلاعات را دریافت کردید، باید با روشی کاربردی آن ها را وارد نرم افزار اکسل کنید.
اگر فایل CSV یا فایل متنی به شما ارائه شده، می توان به راحتی گزینه کپی پست آن ها را در اکسل اجرا کنید. در صورتی که به پایگاه داده برای ذخیره داده ها دسترسی دارید، می توان اتصال ایجاد کرده و آن ها را به شکل غیر مستقیم بروزرسانی نمود.
بعد از دریافت داده ها و وارد کردن آن ها به اکسل، نیاز دارید که آن ها را مرتب و استاندارد سازید.مثلا شاید نیاز پیدا کنید که از فضاهای پیشرو، دنباله دار یا مضاعف خلاص شوید، موارد تکراری را پیدا کرده و پاک کنید یا جای خالی و خطاها و … را پاک کنید. گاهی اوقات شاید نیاز باشد که داده ها را از نو وارد کنید. کلیه مراحل به پروژه و نحوه نمایش داده های شما در اکسل مربوط است.
نحوه ساخت و آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل
درنظر می گیریم که در یک بخش اداری فعالیت می کنیم و به عنوان مسئول ارزیابی كارکنان، باید كارمندان قسمتی از اداره را بررسی کرده و برای مدیریت بهتر از ساخت داشبورد مدیریتی اکسل کمک بگیریم. جدول اطلاعاتی هم در اختیار ما قرار گرفته و باید با توجه به آن بتوانیم ارزیابی دقیقی داشته باشیم و به نوعی شدت کارآمدی هر کارمند را مشخص کنیم.
همانگونه که جدول به ما نشان داده است، دو ستون اول از این جدول نام كارمندان و نام ارائه ای است كه برای ارزیابی موردی ندارند. از سوی دیگر تعداد کلمات و زمان اجرا با توجه به ساعت هم در ستون های بعدی ذکر شده اند. نحوه ارزیابی رضایت مشتریان هم می تواند با توجه به تعداد روزهای منتشر شده و خوانندگان و امتیاز آن ها ارزیابی گردد كه در ستون های بعدی قابل مشاهده است.
نمایش این سطرها و ستون ها در یک گزارش داشبورد نمی تواند کارآمد باشد. از این رو می توان از آن ها یک جمع بندی یا امتیاز بسازیم و برای نمایش كارایی و KPI كارکنان از آن بهره مند شویم.
گام اول: شاخص سازی و ساخت داشبورد در اکسل
می توانیم برای نمایش كارایی هر کدام از كارمندان، زمان و تعداد کلمات آن ها را با هم مقایسه کنیم، فرمول ارائه شده می تواند برای انجام این مقایسه کاربردی باشد. برای این ستون نام «كارایی» را انتخاب کرده ایم. یعنی تعداد کلمات بیشتر كه در زمان کوتاه تری تولید شده اند، نشانه بالارفتن عملکرد كارمند می باشد.
- جدول محاسبه كارایی برای ایجاد داشبورد در اکسل
از سوی دیگر برای پاداش و انتخاب موضوع مناسب بخش خبری، از شاخص دیگری كه نشانه امتیاز مطلب یا متن و تعداد خوانندگان با تعداد روزهای انتشار است به این شکل استفاده می کنیم:
- فرمول شاخص امتیاز متن با پارامترهای موردنیاز
این ستون را با توجه به فرمولی که به آن اشاره کردیم، محاسبه می کنیم و در ستون نهایی، درج می کنیم. برای درک بهتر نام «امتیاز مطلب» را برای این ستون درنظر گرفته ایم.
- فرمول و محاسبه امتیازها به عنوان شاخص اصلی
حالا وقت آن رسیده که از این ستون های محاسباتی به عنوان KPI استفاده کنیم و نمودار مربوطه به كارایی قسمت تحریریه مجله و همینطور امتیاز مطلب را تعیین کنیم. پیش از هر چیزی برای هر کدام از مطلب های ارائه شده شاخص های ذکر شده را روی نمودار ستونی به شکل مجزا نمایش داده و در كادر داشبورد مدیریت، ارائه می دهیم. اگر به تصویر نگاه کنید متوجه می شوید که برای هر مطلب، شاخص ها محاسبه شده و در یک نمودار ستونی به نمایش گذاشته شده اند.
نمودار عملکرد کارمندان برای مطلب
- نمایش نمودار امتیاز مطالب
مطلب e چه از نظر عملکرد نویسندگان و چه از نظر امتیازدهی به مطالب، مقدار بیشتری را در میان شاخص ها را دارند. از این رو در میان کارمندان می توان «قاسمی» را نویسنده موفقی برآورد کرد و مطلب e را هم بهترین مطلب مجله شناخت.
گام دوم: شاخص کلی برای ارزیابی و نمایش هنگام ساخت داشبورد در اکسل
با میانگین گیری از مطالب کارمندان، به آن ها رتبه می دهیم یا مرتب می کنیم. می توان با یک «جدول محوری» (Pivot Table)، معرفی فیلد یا ستون »نام كارمند» به عنوان فیلد سطر و به كارگیری فیلد محاسباتی میانگین (Average) را به دست آوریم در تصویر زیر مقادیر در جدول محوری قابل مشاهده است:
گام سوم: رسم نمودارها
درنظر بگیرید که شاخص هایی که به آن ها اشاره شد برای ماه فروردین تا شهریور افراد ثبت شده و در جدول زیر ارائه شده است. برای هر کدام از کارکنان این داده ها در صفحه مدیریتی زیر، ثبت شده و کاربرد دارد.
به این صورت ساختن یک داشبورد در اکسل انجام شد. دقت کنید كه خصوصیات داشبورد در این مراحل در نظر گرفته می شوند تا به غیر از جذابیت به بهترین شکل، اطلاعات را انتقال داده و برای تصمیم گیری، به هر مدیری کمک کند.
همچنین ببینید:
توابع مهم Excel برای داشبورد
با کمک فرمول های اکسل می توان داشبوردهای تعاملی مناسبی را در اکسل به وجود آورید. در اکسل فرمول هایی هستند که با توجه به نتایج بروز شده و داده و نمودارهای بروز شده را در داشبوردی به شما ارائه می کنند.
در ادامه به چند مواردعملکرد برتر اکسل برای داشبورد اکسل اشاره می کنیم:
عملکرد INDEX / MATCH: می توانی از ادغام INDEX و فرمول MATCH برای جستجوی داده در داشبوردهای اکسل بهره مند شد.
عملکرد SUMPRODUCT: این تابع به ما کمک می کند که وقتی با متغیرهای بسیاری روبرو هستیم محاسبات پیچیده را پیش ببریم. بمثلا درنظر بگیرید که یک داشبورد فروش دارید و می خواهید بدانید که فروش های ما در سه ماه سوم در منطقه شرق چه بوده اند، به راحتی می توانید یک فرمول SUMPRODUCT برای این کار بسازید.
تابع ROWS / COLUMNS: وقتی مجبورید فرمول موردنظرتان را کپی کنید بیشتر از این موارد استفاده می کنید و وقتی پایین / راست سلول می رویم یکی از آرگومان ها بایستی افزایش پیدا کند.
عملکرد IFERROR: زمان انجام محاسبات روی داده های خام، در اغلب مواقع با خطا رو به رو می شوید. برای پنهان سازی خطاها (و همچنین در داده های خام) می توانید از IFERROR به بهترین شکل کمک بگیرید.
تابع TEXT: در صورتی که قصد دارید عنوان یا عناوین متحرک بسازید، تابع TEXT می تواند در این مواقع کاربردی باشد.
مواردی که باید زمان کار با فرمول ها به خاطر بسپارید:
- با ستون های کمکی کار کنید چون باعث می شود از فرمول های طولانی خلاص شوید.
- فرمول های فرار (مثل OFFSET ، NOW ، TODAY و غیره ..) را نادیده بگیرید چرا که کاهش سرعت شما را در بر دارد.
- فرمول هاییکه مهم نیستند را حذف کنید.
استفاده از نمودار برای تجسم داده ها در داشبورد مدیریتی Excel
نمودارها علاوه بر جذاب کردن داشبورد اکسل از لحاظ بصری، استفاده و تفسیر آن را هم آسان تر می کنند. در ادامه نکته های مهمی در هنگام کار کردن با نمودارهای داشبورد اکسل را به شما گوشزد می کنیم:
نمودار صحیحرا انتخاب کنید: اکسل برای انتخاب نمودار گزینه های بسیاری را در اختیار شما قرار می دهد و شما باید با کمک نمودار مناسب به اهدافتان برسید. مثلا در صورتی که نیاز به نمایش روند دارید، نمودارهای خطی مناسب هستند، اما اگر قصد دارید با اعداد واقعی مقادیر را به نمابش بگذارید، نمودار میله ای/ستونی انتخاب مناسبی برای شما است.
از نمودارهای ترکیبی استفاده کنید: تاکید ما این است که از نمودارهای ترکیبی بهره مند شوید، چون به شما کمک می کنند در یک نگاه مقادیر را مقایسه کرده را رسم کنید. مثلا می توان رقم فروش را به شکل نمودار ستونی و رشد را به شکل نمودار خطی نمایش داد.
امیدواریم از مطالعه مقاله آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل لذت برده باشید.
وب سایت فرادرس یکی از بهترین سایت های ارائه آموزش مجموعه آفیس Microsoft Office است. این سایت قدرتمند در همه زمینه های کامپیوتری آموزش های خود را به صورت کلیپ های با کیفیت در اختیارتان قرار می دهد. شما می توانید به صورت حرفه ای از مطالب و ویدئوهای آموزشی این مجموعه دیدن کنید و در زمینه موردنظر آموزش های بسیار مناسبی را به صورت مجازی دریافت کنید!
دیدگاه ها