بازیابی فایل های آفیس با ۳ راه حل ساده

فایل مهمی را گم کرده اید و باید آن را برگردانید؟ این نکات به شما در بازیابی فایل های آفیس خود در کوتاه ترین زمان ممکن کمک می کند.

هیچ چیز ناامید کننده تر از از دست دادن دسترسی به سندی که ساعت ها روی آن کار کرده اید نیست. فرقی نمی‌کند فایل خراب شده باشد، حذف شده باشد یا از بین رفته باشد، ممکن است باعث اتلاف وقت و تلاش زیادی شود.

خوشبختانه، فایل‌هایی که با استفاده از مایکروسافت آفیس  ایجاد کرده‌اید ممکن است به همان اندازه که در ابتدا ظاهر می‌شوند گم نشوند. برای بازگرداندن کار خود از لبه پرتگاه و اجتناب از شروع مجدد، می توانید از چندین تکنیک این مقاله از سایت لرن پارسی استفاده کنید.

۱. از بازیابی اسناد فایل های آفیس استفاده کنید

مایکروسافت دارای ویژگی های داخلی است تا در صورت بسته شدن غیرمنتظره نرم افزار به شما کمک کند اسناد خود را بازیابی کنید. این ساده‌ترین روش برای بازگرداندن کارتان است، بنابراین قبل از اینکه روش‌های پیچیده‌تری را امتحان کنید، این روش سریع و آسان را امتحان کنید تا ببینید آیا موفق است یا خیر.

در نسخه‌های قدیمی‌تر، مایکروسافت ۳۶۵ به شما اطلاع می‌دهد که به‌طور موقت یک کپی اخیر از فایل را ذخیره می‌کند، حتی اگر روی « ذخیره نشود» کلیک کنید .

حتی اگر به طور تصادفی روی Don’t Save کلیک کنید ، مایکروسافت ۳۶۵ به طور موقت یک کپی از فایل را نگه می دارد. در حالی که ما از Microsoft Word به عنوان مثال استفاده کرده‌ایم، فرآیند برای هر برنامه موجود در مجموعه Microsoft 365 یکسان است.

با پنجره ای روبرو خواهید شد که پوشه UnsavedFiles مایکروسافت را نشان می دهد. بسته به نسخه مایکروسافت ۳۶۵، اسناد شما ممکن است به عنوان فایل‌های ASD ارائه شوند – پشتیبان‌گیری خودکار که توسط مجموعه Microsoft 365 استفاده می‌شود.

اگر قبل از بستن ورد، سند را نام‌گذاری نکرده‌اید، شناسایی آن ممکن است دشوار باشد. بنابراین، باید از تاریخ آخرین تغییر یا آزمایش و خطا برای تعیین اینکه آیا سند شما نجات یافته است یا خیر، استفاده کنید.

اگر اسناد را نامگذاری کرده باشید و از نسخه جدیدتر مایکروسافت ۳۶۵ استفاده می کنید، فرآیند شناسایی اسناد آسان تر است.

• مرتبط : ریکاوری فایل Word حذف شده یا ذخیره نشده

۲. فايل های موقت را پیدا كنيد

اسنادی که خراب یا حذف شده اند، گاهی اوقات نسخه های موقتی را پشت سر می گذارند که بیشتر، اگر نه همه، محتوای اصلی را دارند. این فایل‌های موقت معمولاً از کاربر پنهان می‌شوند، اما پس از آگاهی از نحوه کار، کشف آنها ساده می باشد.

File Explorer را راه اندازی کنید و به پوشه ای بروید که قبلاً سند را در آن ذخیره کرده اید. روی نماد سه نقطه از گوشه سمت راست بالا کلیک کنید و Options  را انتخاب کنید . با این کار منوی Folder Options ظاهر می شود . در آنجا تب View را انتخاب کرده و گزینه Show hidden files, folders, or drives را تیک بزنید . برای ذخیره تغییرات روی Apply > OK کلیک کنید .

اکنون فایلی را جستجو کنید که پسوند TMP. دارد. هنگامی که فایلی را پیدا کردید که از نظر اندازه فایل و تاریخ اصلاح با انتظارات شما مطابقت داشت، نام آن را تغییر دهید و پسوند را با docx.  یا doc.  جایگزین کنید. آن را باز کنید و ببینید آیا فایل مورد نظر شما است یا خیر.

اگر رایانه شما پسوند فایل ها را نشان نمی دهد،  در File Explorer، تب View را باز کرده و گزینه File name extensions را علامت بزنید . نیازی به راه اندازی مجدد رایانه یا حتی بستن فایل اکسپلورر نیست زیرا تغییر باید آنی باشد.

۳. سطل بازیافت را بررسی کنید

سطل بازیافت شما حاوی تمام فایل‌هایی است که اخیراً حذف شده‌اند. مگر اینکه اخیراً آن را خالی کرده باشید.

این بخش از کامپیوتر شما شامل اسنادی است که به صورت دستی حذف کرده‌اید، و همچنین فایل‌های موقتی مانند مواردی که در بخش بالا این مقاله توضیح داده شده است، بنابراین مطمئن شوید که گزینه‌های File Explorer شما روی نمایش فایل‌ها، پوشه‌ها و درایوهای مخفی تنظیم شده است .

سطل بازیافت می‌تواند یک نجات دهنده واقعی برای کاربرانی باشد که با سرویس‌های آنلاین مایکروسافت مانند OneDrive و Microsoft 365 کار می‌کنند. اگر از یک حساب شخصی استفاده می‌کنید، فایل‌های حذف شده را می‌توان با رفتن به سطل بازیافت و استفاده از عملکرد Restore بازیابی کرد.

۴. از یک ابزار شخص ثالث استفاده کنید

گاهی اوقات، ابزارهای بازیابی آفیس برای بازگرداندن کار شما کافی نیست. در این مورد، باید از یک برنامه شخص ثالث برای بازیابی اسناد خود استفاده کنید. اگر مطمئن نیستید که کدام یک برای شما بهترین است، ما لیستی از بهترین نرم افزارهای بازیابی اطلاعات را برای کمک به شما گردآوری کرده ایم.

• مرتبط : ۱۰ تا از قوی ترین نرم افزار های رایگان ریکاوری برای کامپیوتر

پیشگیری ممکن است بهتر از درمان باشد

قبل از اینکه در موقعیتی قرار بگیرید که سند شما از بین رفته است، و در حال حرص خوردن هستید، تنظیمات مایکروسافت آفیس  را مرور کنید و مطمئن شوید که از بهترین توانایی های نرم افزار محافظت شده اید.

یک برنامه آفیس را باز کنید و به File > Options بروید . ابتدا به بخش Save بروید و مطمئن شوید که کشویی Save AutoRecover information every ___ minutes روی مقدار کمی زمان تنظیم شده باشد و چک باکس Keep the last autosaved version if I close without save تیک زده شده باشد.

سپس به قسمت Advanced رفته و عنوان Save را پیدا کنید . در اینجا، کادر Always create backup copy را علامت بزنید .

با فعال کردن این گزینه‌ها، بهترین شانس را برای داشتن یک نسخه پشتیبان از کار خود ، یا نسخه‌ای که می‌توانید در صورت مشکل ، بازیابی کنید، به خود می‌دهید. تنها چیزی که لازم است چند کلیک است، اما می تواند نجات دهنده باشد.

فایل های مهم را از دست ندهید

اگر سند مهمی را گم کرده اید، ویژگی های داخلی مایکروسافت آفیس  را برای بازیابی آن امتحان کنید. اگر این روش کار نکرد، وقت آن رسیده است که به سراغ نرم افزاری بروید که می داند کجا اسناد شما را جستجو کند. اگرچه ممکن است برنامه های ریکاوری شانس شما را افزایش دهند، هیچ تضمینی وجود ندارد که فایل خود را ریکاوری کچکنید.

بنابراین، اگر روی سند و فایل مهمی کار می کنید، عاقلانه است که از آن  نسخه پشتیبان تهیه کنید.