آموزش کامل ورد و اکسل – راهنمای مبتدیان

اگر می خواهید آموزش کامل ورد و اکسل را دريافت كنید در این مقاله با ما همراه شوید! آموزش اکسل و يا برنامه پرکاربرد ورد از همان ابتدای ظهور آفیس مورد توجه افراد زيادی قرار گرفت.

اگر تا حدودی با رايانه آشنایی داشته باشید و جزو مخاطبان عادی ویندوز هم باشید مطمئنا تا به حال نام مایكروسافت آفیس به گوشتان خورده است، مجموعه برنامه های Office يکی از محصولات محبوب گروه مایكروسافت است، همانگونه كه از نام این مجموعه پیداست بیشتر برای امور اداری و رسمی استفاده می شود.

برنامه هایی كه در بسته مایكروسافت آفیس وجود دارد؛ بسته به اینكه کدام نوع و دسته بندی را انتخاب می كنید؛ متفاوت است. مجموعه برنامه آفیس Office 365 Home و مجموعه برنامه Office 365 Personal، شامل برنامه های وورد، اکسل، پاورپوینت، OneNote و Outlook است. بسته برنامه Office Home & Student 2016 برای سیستم های کامپیوتری شامل وورد، اکسل، پاورپوینت و OneNote است.

ورد و اکسل پرکاربردترین برنامه هایی می باشند كه وجود آن ها در هر سیستمی ضرورری است، وقتی شما وارد يک مصاحبه شغلی می شوید، آشنایی با ورد و اکسل مهارتی بوده كه با توجه به این كه بسيار ابتدایی است از شما سوال می شود. از این رو اگر می خواهید آن ها را آموزش ببینید، قدم بزرگی برای آینده شغلی خود برداشته اید!

آيا آموزش کامل ورد و اکسل برای همه ضروری است؟

برای کسب مهارتهای آفیس در استخدام پیش از هرچیزی باید در نظر بگیرید كه در کدام موقعیت شغلی می خواهید وارد بازارکار شوید. سپس باتوجه به پست سازمانی كه می خواهید در آن مشغول فعالیت شوید، مهارت های لازم برای کار با برنامه های آفیس را فراگیرید. تسلط داشتن بر این برنامه ها موجب می شود تا در مواقع لزوم، بهترین بهره را از آن ها ببریم.

يادگیری همه برنامه های مایكروسافت آفیس می تواند دلهره آور باشد. اما باید بگوییم كه برای کسب مهارتهای آفیس در استخدام لازم نیست شما به همه این برنامه ها تسلط پیدا كنید. تنها کافیست تا نکات کلیدی استفاده از هرکدام از این برنامه ها را بدانید و بر اساس نوع فعالیت سازمانی كه به شما محول می شود، به تعدادی از آن ها تسلط پیدا كنید.

• Word: پرطرفدارترین و پرکاربردترین برنامه واژه پرداز
• Excel: همان صفحه گسترده كه عمليات رياضی، تجزیه و تحلیل آماری، رسم كردار و مرتب كردن داده ها درون جداول را انجام می دهد.

اکسل Excel

اکسل يک برنامه صفحه گسترده يا به تعبیری Spread Sheet است. یعنی جدولی بسيار بزرگ بوده كه مخاطبان می توانند برای هر سلول از این جدول، داده ای تعریف كرده و فرمول نویسی نمایند.

مخاطب ظاهر هر سلول را به دلخواه تغییر داده و يا محدودیت های دسترسی برای هر سلول تعریف كند. از مزايای اکسل هم باید به این نکته اشاره كنیم كه امکان يافتن خطا در فرمول نویسی های زياد و طولانی بسيار پایین خواهد بود.

تسلط بر برنامه اکسل علاوه بر دسترسی آسان در زمان و وقت شما هم صرفه جویی كرده و نياز ندارید ساعت های زيادی را صرف چیدمان داده ها كنید. با کاربرد اکسل اطلاعات خود را در کوتاه ترین زمان به همان روشی كه می خواهید در مشتتان خواهید داشت.

کاربرد اکسل در زمینه های شغلی

اکسل برای وارد كردن و دسته بندی داده های گوناگون کمی و کیفی، انجام محاسبات رياضی و کشیدن نمودار با کمک ابزارهای گرافيکی، ساخت برنامه های ساده حسابداری و… به کار می رود.

این برنامه توانایی انجام محاسبات دشوار رياضی را هم دارد و کمتر کسی برای ذخیره كردن و تجزیه و تحلیل اطلاعات حسابداری و يا رياضی، از اکسل استفاده نكرده است. امکانات زياد اکسل و سهولت يادگیری و استفاده از آنها، بکارگیری این برنامه را در بسياری از زمینه های کاری به امری اجتناب ناپذیر تبدیل كرده است.

در واقع اکسل برای امور بسيار ساده مثل لیست كردن خرید های روزانه شخصی تا اموری پیچیده مثل تهیه داشبوردهای مدیریتی استفاده می شود. علاوه بر همه امکانات، اکسل می تواند با کمک کد نویسی VBA تبدیل به يک برنامه بسيار حرفه ای برای تحلیل داده ها و گزارش گیری شود.

در ادامه بعضی کاربردهای دیگر اکسل در رشته های گوناگون را مشاهده می كنید:

1. ثبت چک های دريافتی به همراه تاریخ و مبلغ
2. ثبت خرید و فروش های انجام شده هر يک در برگه ای جداگانه از اکسل
3. تهیه لیست حقوق کاركنان بر اساس فعالیت های ثبت شده در برگه های مجزا به شکل خودکار
4. ثبت وقایع رخ داده در پروژه به همراه تاریخ رخداد و تهیه نمودار وقایع به شکل تصویری
5. استفاده در كنترل کیفیت محصولات و تهیه گزارش تصویری روی نمودار از تغییرات کیفیت محصول در طول زمان
6. ثبت دارایی ها و انجام محاسبات استهلاک دارایی ها در حسابداری
7. تنظیم صورت مغایرت بانکی در حسابداری
8. ساخت ماشین حساب های اختصاصی – برای مثال محاسبه نرخ طلا و سكه بر اساس چندین عامل گوناگون
9. استفاده برای تهیه گزارش های آماری از داده های خام

استفاده از امکانات اکسل تنها با خلاقیت شما محدود می شود و در بسياری از رشته ها و کاربردهای متنوع كه به شکلی با اطلاعات و محاسبات سر و کار دارند، اکسل گزینه ای بسيار کارآمد و مفید شمرده می شود.

• مجموعه آموزش اکسل در فرادرس — کلیک کنید

چرا باید در دوره آموزش اکسل شرکت داشته باشید؟

در بسياری از کشورها افراد كه در زمینه کار با اکسل متخصص می باشند از جایگاه ویژه ای برخوردار می باشند و افرادی كه کد نویسی در اکسل را در كنار دیگر امکانات اکسل ياد میگیرند همواره در زمره متخصصینی می باشند كه اغلب بدون شغل نخواهند ماند.

فراموش نكنید كه امکانات گسترده اکسل باعث شده كه هم اكنون EXCEL يکی از بااهمیت ترین مهارت هایی باشد كه هر کارمند اداری می باید آن را ياد بگیرد و همه این موارد آموزش اکسل را برای هرکسی الزامی می کند!

ورد word

ورد Ms word يا به عبارتی Microsoft Office Word يکی از مجموعه برنامه های گروه مایكروسافت آفیس بوده كه يک برنامه واژه پرداز بسيار قدرتمند برای تایپ و ویرایش و طراحی متون به کار می رود، اما اگر تعریف این برنامه را به شکل لغوی بررسی كنیم ورد در زبان انگلیسی به معنی کلمه است.

انتخاب این کلمه به عنوان نام برای این برنامه بی مناسبت نیست چرا كه همه ساختار این برنامه با کلمات و ویرایش کلمات درگیر است. از امکانات دیگر این برنامه می توان به درج كردن جداول وارد كردن تصاویر و شکل های گوناگون اشاره داشت.

برنامه word يا Microsoft Word يک برنامه واژه پرداز بوده كه در بیشتر ادارات و گروه های دولتی و خصوصی برای تایپ، ویرایش و طراحی متون به کار می رود.

از جمله موارد جالب در خصوص ورد می توان به ذخیره آن به شکل صفحات وب HTML و همینطور خروجی گرفتن آن به شکل PDF هم اشاره داشت. برای حرفه ای شدن در ورد بهتر است آموزش تایپ ده انگشتی را هم جدی بگیرید!

قابلیت های ورد

 این برنامه قدرتمند برای تایپ و ویرایش متون به کار می رود اما از دیگر امکانات این برنامه می توان به امکان ذخیره كردن فایل های متنی به شکل PDF و دیگر فایل های مرتبط متنی مثل Text و HTML اشاره داشت.

شما می توانید اسنادی را كه در ورد منتشر می كنید را برای دیگران ایمیل كنید و يا در صفحات وبلاگ شخصی سایت منتشر كنید و علاوه بر امکانات تایپ و ویرایش من امکان اضافه كردن تصاویر جداول و اشکال گوناگون هم به راحتی ممكن بوده و در آخر هم شما می توانید برای ویرایش متن خود از فونت های گوناگون رنگ ها و سایز های گوناگون و دیگر قابلیت ها کمک بگیرید.

1. ذخیره كردن فایل های متنی به شکل pdf و فایل های مرتبط به شکل text و html
2. امکان تغییر دادن فونت متن , تغییر رنگ نوشته , تغییر سایز متن و قابلیت ها دیگر
3. اضافه كردن عکس , شکلک و ایموجی های گوناگون به متن با آسان ترین کار
4. ساختن جدول و فرم
5. انتشار مستقیم متن از داخل پنجره برنامه word. شما میتونید اسناد خود را برای دوستان خود ایمیل كرده يا در صفحات وبلاگ منتشر كنید
6. اضافه كردن فرمول های از قبل آماده شده به متن

اگر بخواهید در يک موقعیت شغلی اداری استخدام شوید، بدون شک آگاهی از ساز و کار ورد و تسلط بر آن يکی از عوامل موفقیت شما در محیط کار خواهد شد. امکانات و خصوصيات گسترده ورد، آن را به بهترین برنامه تایپ مبدل كرده است. قطعا اگر بخواهید در سمت شغلی تان بهترین باشید باید از بهترین ها بهره ببرید چون رقیبان شغلی همیشه و همه جا حضور دارند.

چرا آموزش ورد؟

جهانی کسب و کارها هنوز به گونه ای تغییر نكرده كه همه چیز از جمله آموزش ورد Word به شکل دیجیتال انجام گیرد اما بیشتر کارهایی كه در دفاتر گروه ها و سازمان ها انجام می گیرند دیجیتالی می باشند.

این موضوع به لطف برنامه هایی مانند ورد ممكن شده است. برای اینكه کسب وکارهای موجود در زمینه دیجیتال حضور داشته باشند باید روش های قدیمی کار كردن را كنار بگذارند و اهداف حرفه ای را با کمک روش های جدید به دست آورند. این موضوع می تواند مواردی مانند ملاقات های آنلاین با کیفیت بیشتری با آموزش ورد ممكن كند.

آموزش ورد برای کسب و کارها

آموزش ورد از موارد مهم برای هرکس در دنیای امروزی است. فرقی نمیكند كه يک فرد حرفه ای در کارتان هستید يا يک دانجشجوی سختکوش؛ مهارت داشتن در ورد يک امر حياتی شمرده می شود كه از کسب و کارهای حرفه ای گرفته تا استفاده روزمره آن کاربرد فراوان دارد.

آموزش ورد نه تنها ابزاری انعطاف پذیر و مطمئن برای برطرف كردن نيازها و مدیریت اسناد دیجیتال است، بلكه بهترین ابزار در پکیج آفیس است.

آموزش ورد به صورت مبتدی

با فرض اینکه شما نرم افزار را روی سیستم خود نصب کردید آشنایی با محیط کاربری Word را شروع می کنیم. در ابتدا صفحه سفیدی باز شده که شامل ابزارهایی است که در تب های مختلف دسته بندی شده و هر یک کار مربوط به خود را انجام می دهند.

• مجموعه آموزش ورد (Word) — کلیک کنید

اصول ایجاد يک سند جدید

روش اول : با کمک نوار دسترسی سریع (Quick Access) روی فلش کوچک کليک و گزینه New را انتخاب نمایید.

روش دوم: کلیدهای Ctrl+ N را هم زمان فشار دهید.

نحوه وارد کردن متن و نوشته:

• مکان نمای ماوس را روی قسمتی از صفحه قرار داده و کليک نمایید. علامت درج به صورت چشمک زن روی صفحه ظاهر می شود.
• حال با کمک صفحه کلید، تایپ کرده و تا جای موردنیاز ادامه دهید.
• برای ایجاد فاصله بین کلمات، از کلید Space در صفحه کلید کمک بگیرید.
• برای جابه جا کردن علامت درج از کلیدهای جهت دار کمک بگیرید.
• برای رفتن به سطر بعدی، از کلید Enter در صفحه کلید کمک بگیرید.
• برای تایپ کردن از سمت راست صفحه به زبان فارسی دکمه های Ctr + Shift سمت راست را بزنید. و برای تایپ انگلیسی هم Ctr + Shift سمت چپ را فشار دهید.
• برای رفتن به ابتدای سطر تایپ شده، از کلید Home و برای رفتن به انتهای سطر جاری از کلید Enter کمک بگیرید.

در بالاترین قسمت پنجره قابل مشاهده است و نام فایل در این قسمت درج شده است.

File Tab

با گزینه file tab می توانید Backstage view یا همان نمایه زیرین word را ببینید. امکان اجرای فایل های دیگر و یا ذخیره فایل پیش رو در فرمت های مختلف مثل پی دی اف با این گزینه امکان پذیر است. باز کردن صفحه جدید و اجرای فرمان print هم با کمک این گزینه انجام می شود.

Ribbon

منوی Ribbon گزینه هایی دارد که در سه ستون مختلف قرار دارند.

Tabs

در بالاترین قسمت منو گزینه های Tab وجود دارد که شامل Home، Insert، Page Layout و… می شود. گزینه های موجود در منو Tab بسته به نسخه برنامه word تغییر می کند.

Group

از گزینه های این قسمت برای تنظیم متن استفاده می شوند نام هر یک را می توان در بخش پایینی هر یک مشاهده کرد.

Command

این قسمت هم مثل دو قسمت اشاره شده شامل دستورالعمل هایی می شود که مستقیما روی متن قابل اجرا می باشند.

View Buttons

قسمت View Buttons پنج گزینه مختلف داشته و در قسمت پایین سمت چپ قسمت Zoom Control قرار دارند و با کمک این گزینه ها که در ادامه به معرفی آن می پردازیم، شخص می تواند نوع نمایش صفحه را تغییر دهد.

• Draft view : این نوع نمایش مثل Print Layout view است؛ با این تفاوت که بسیاری از تیترها و هدلاین ها حذف می شوند. بسیاری از کاربران زمان مطالعه يک متن طولانی، این نوع از نمایش را ترجیح می دهند.
• Full Screen Reading view: این گزینه، تصویری کامل یا همان Full Screen از فایل word به شما می دهد.
• Print Layout view: این نوع از نمایش وقتی می خواهید پیش نمایش از پرینت صفحه را در زمان کار با دستگاه پرینتر بررسی نمایید استفاده می شود.
• Web Layout view : این نمایش به شما نشان می دهد که اگر فایل شما در صفحه وب مثل Internet Explorer به نمایش گذاشته شود به چه شکل خواهد بود.
• Outline view : استفاده از این نوع نمایش، امکان مشاهده تیترها و هدلاین های متن خود را به صورت پشت سر هم به شما می دهد.

Docume‎nt Area

قسمت Document Area مهمترین قسمت از صفحه برنامه word شما محسوب می شود که عمل تایپ و نوشتن در این صفحه سفید صورت می گیرد و دیگر گزینه های توضیح داده شده در صورت تغییر در این صفحه اعمال می شوند.

خط سفید کوچک و عمودی که در این قسمت نمایش داده می شود، ابزاری است تا به شخص نشان دهد، عمل نوشتن در کدام قسمت از صفحه سفید word یا همان Document Area صورت می گیرد.

Status Bar

قسمت Status Bar پایین سمت چپ، اطلاعات دقیقی از نوشته را نمایش می دهد؛ از جمله این اطلاعات می توان به میزان کاراکتر یا همان حروف متن و تعداد صفحات آن را ذکر کرد.

ذخیره اسناد

با ایجاد يک سند و وارد کردن متون در آن باید سند را ذخیره کرده تا در صورت نیاز اطلاعات به آن دسترسی داشته باشید. برنامه Word از يک سیستم جدید برای ذخیره کردن اسناد استفاده می کند که این سیستم موجب کاهش حجم اسناد می شود.

برای ذخیره کردن سند جاری به يکی از روش های زیر عمل نمایید:

روش اول: کلیدهای میانبر Ctrl+ S را همزمان فشار دهید.

روش دوم: از منو File یا همون Office Button گزینه Save را انتخاب نمایید.

روش سوم: در نوار دسترسی سریع روی آيکن save کليک نمایید.

با اجرای هر یک از روش های ذکر شده پنجره Save As باز می شود.

در قسمت File name نام فایل را نوشته و در قسمت Save as type فرمت ذخیره سازی را مشخص نمایید که به طور پیش فرض Word Document است. فرمت های رایج دیگری از جمله پی دی اف، صفحه وب هم موجود است.

آموزش اکسل به صورت مبتدی

مثل همه برنامه های مايکروسافت آفیس، نوار اکسل هم شامل تعدادی گزینه می باشد که در زبانه های مختلفی قرار دارند. در صورت نیاز می توان این نوار را ویرایش کرده و زبانه و دکمه ها را بر اساس نیاز خود قرار داد. اما به صورت پیشفرض این نوار به این شکل است:

در ادامه توضیحاتی مختصر راجع به هر کدام از این زبانه ها و دکمه های داخل هر قسمت Excel شده است:

• File: از این زبانه می توانید برای ساخت دفتر کار جدید، باز کردن يک دفتر کار از قبل ایجاد شده، ذخیره، چاپ و اشتراک گذاری دفتر کار و برگه های خود کمک بگیرید.
• Home: از این قسمت برای مدیریت حافظه کلیپبword، فونت، چیدمان، شماره ها، قالب ها و سلول ها و ویرایش آن ها کمک بگیرید.
• Insert: برای اضافه کردن جدول، چارت، تصویر، فیلتر و لینک ها از این قسمت استفاده می شود.
• Draw: از داخل این زبانه می توان به ابزارهایی مثل پاک کن، قلم، هایلایتر و «Lasso Selection» دسترسی داشته باشید.
• Page Layout: برای ویرایش قالب صفحه گسترده، تنظیمات صفحات، اندازه کاربرگ و دیگر تنظیمات از این زبانه استفاده می شود.
• Formulas: از داخل این زبانه می توان فرمول یا توابع را انتخاب و فرمول های خود را مدیریت کرد.
• Data: برای دریافت و تبدیل داده ها، مشاهده جست وجوها و ارتباطات، مرتب کردن، فیلتر کردن و استفاده از ابزارهای مدیریت داده از این قسمت کمک بگیرید.
• Review: این قسمت امکان دسترسی به ابزارهایی برای پیدا کردن اشتباهات سند، ویرایش زبان، مدیریت نظرات و دسترسی ها را می دهد.
• View: از این طریق می توانید حالت نمایش دفتر کار را تغییر داده، آیتم هایی که می خواهید نمایش داده شوند را مشخص کرده، سند را کوچک نمایی یا بزرگ نمایی نموده و با پنجره های خود کار نمایید.

کار با ستون ها، سطرها و سلول ها در اکسل

يک سری مقدمات مثل نحوه انتخاب، وارد کردن یا حذف ستون ها، سطر و سلول ها در اکسل وجود دارد که برای شروع کار باید به آن ها مسلط باشید. در زمان کار با صفحات گسترده با این موارد سروکار زیادی پیدا می کنید.

تنظیمات صفحه گسترده

مدیریت صفحه گسترده در اکسل به آسانی انجام می شود، یعنی در صورتی که برای پروژه خود به بیشتر از يک سلول نیاز داشتید، می توانید کاربرگ های جدید را به سند خود اضافه نمایید.

برای مثال می توان از يک صفحه گسترده برای مدیریت زمان استفاده کرده، يک صفحه گسترده برای مدیریت محصولات در انبار ایجاد نموده و صفحه دیگری برای مدیریت های مالی شرکت در نظر بگیرید.

در زمان استفاده از چندین برگه می توانید از امکانات زیر کمک بگیرید:

• افزودن يک صفحه گسترده: در گزینه مثبت در پایین صفحه در کنار آخرین برگه خود کليک نمایید.
• رنگ آمیزی زبانه يک صفحه گسترده: در زبانه برگه خود راست کليک کرده و در زیر قسمت «Tab Color» رنگ ها را انتخاب کنید.
• نام گذاری يک صفحه گسترده: در زبانه صفحه گسترده خود دو بار کليک کرده و نام جدید را وارد نمایید. به شکل پیش فرض صفحه گسترده های شما نام های «Sheet 1»، ‏«Sheet 2» و دنباله آن را خواهند داشت.
• مدیریت يک صفحه گسترده: با نگه داشتن هر زبانه برگه و کشیدن آن می توان آن را در بین کاربرگ ها جابه جا کرد.
• مراقبت از صفحه گسترده: در زبانه برگه راست کليک کرده و گزینه «Protect Sheet» را بزنید، بعد يک کلمه عبور وارد کرده و گزینه موردنظر را انتخاب کنید.
• حذف صفحه گسترده: در زبانه برگه راست کليک کرده و گزینه «Delet» را بزنید. بعد پنجره ای باز خواهد شد که در آن باید این عمل خود را تایید کنید چون عمل حذف کردن صفحه گسترده یا کاربرگ، با Undo لغو نخواهد شد.
• جابه جایی یا کپی کردن يک صفحه گسترده: در زبانه برگه خود راست کليک کرده و گزینه «Move or Copy» را انتخاب نمایید. حال می توانید برگه را به جای دیگری در دفتر کار فعلی یا به يک دفتر کار دیگر منتقل کرده و یا يک کپی از آن بر اساس نیازها بگیرید.

اهمیت يادگیری مهارت های ورد و اکسل در استخدام

همه افراد با هر ميزان تحصيلات و مدرک و توانايی در رشته تخصصی خود، در صورت عدم آشنايی با برنامه های آفیس فاقد قابليت های لازم برای ورود به بازارکار خواهند بود.

تلاش برای کسب مهارتهای ورد و اکسل در استخدام در راستای موفقیت هرچه بیشتر و افزایش اعتماد به نفس جهت ورود به همه عرصه های شغلی امری لازم و غير قابل انکار است. به بيان ديگر فراگيری مهارت های کار با کامپيوتر و آشنايی با مجموعه برنامه های مايكروسافت آفيس ورد و اکسل جزء لاينفک استخدام و ورود به بازار کار است.

آشنایی کارمندان با مهارت های ورد و اکسل در واقع تا اندازه زیادی امکانات کامپیوتری آن ها را برای کارفرمايان ضمانت می کند. همینطور از زمان هدر رفته در اثر عدم وجود دانش و روش های کاری با این برنامه ها را به شکل قابل توجهی کاهش خواهد داد.

برای آموزش مجموعه آفیس، فرادرس اقدام به ارائه انواع ویدئوهای های آموزشی کرده که صفر تا صد انواع نرم افزارهای مفید را به شما آموزش می دهند. این سایت آموزشی پرطرفدار، انواع مقالات و ویدئوهای آموزشی دارد که می توانند برای شما کاربردی باشند. همین حالا به فرادرس مراجعه کنید و از محتوای کاربردی آن استفاده کنید!

• مجموعه آموزش نرم افزارهای آفیس در فرادرس — کلیک کنید