آموزش طراحی فاکتور ساده با استفاده از اکسل

این که آیا شما یک فریلنسر هستید که برای چندین شرکت کار می کنید ، یا در شغلی هستید که  نیاز به یک فاکتور دارید. طراحی فاکتور سفارشی با اکسل کار دشواری نیست.

با استفاده از یک الگوی فاکتور آماده

ایجاد یک فاکتور ساده در اکسل نسبتاً ساده است. چند جدول ایجاد کنید ، چند قانون تنظیم کنید ، کمی اطلاعات مانند لوگو و نام فروشگاه خود را اضافه کنید . از طرف دیگر ، بسیاری از وب سایت های خارج از کشور وجود دارند که الگوهای فاکتور رایگان را ایجاد می کنند که توسط حسابداران واقعی ایجاد شده اند. در عوض می توانید از این موارد استفاده کنید یا حتی یکی را دانلود کنید تا هنگام طراحی فاکتور خود ، الهام بخش باشد.

اکسل همچنین کتابخانه خود را از الگوهای فاکتورهایی که می توانید استفاده کنید ارائه می کند. برای دسترسی به این الگوها ، اکسل را باز کرده و بر روی برگه “File” کلیک کنید.

در اینجا گزینه “New” را انتخاب کرده و “Invoice” را در نوار جستجو تایپ کنید.

Enter را فشار دهید تا مجموعه ای از الگوهای فاکتور ظاهر شود.

برای یافتن نمونه ای که دوست دارید ، از طریق الگوهای موجود جستجو کنید.

• توصیه می شود : دانلود ۴۰ نمونه فاکتور رسمی لایه باز فارسی

طراحی یک فاکتور ساده با اکسل از ابتدا

برای طراحی  یک فاکتور ساده با اکسل ، ابتدا باید بدانیم که چه اطلاعاتی لازم است. برای ساده نگه داشتن آن ، ما فقط با استفاده از اطلاعات لازم ، فاکتور ایجاد می کنیم. در اینجا آنچه نیاز داریم ، آورده شده است :

• اطلاعات فروشنده
  • نام
  • نشانی
  • شماره تلفن
• اطلاعات خریدار
  • نام شرکت
  • نشانی
• تاریخ فاکتور
• شماره فاکتور
• توضیحات کالا (خدمات یا کالای فروخته شده)
• قیمت کالا (محصول یا خدمات فردی)
• مقدار کل بازپرداخت
• روش پرداخت

البته این موارد برای هر کسب و کاری می تواند ، متفاوت باشد.

ابتدا یک برگه خالی اکسل را باز کنید. اولین کاری که می خواهیم انجام دهیم این است که از خطوط شبکه خلاص شوید ، و یک برگه اکسل تمیز برای کار در اختیار داشته باشیم. برای این کار ، به برگه “View” بروید و علامت “Gridlines” را در بخش “Show” کلیک کیند.

حالا بیایید اندازه برخی از ستون ها و ردیف ها را تغییر دهیم. این به ما فضای اضافی برای برخی از اطلاعات طولانی تر مانند توضیحات می دهد. برای تغییر اندازه یک سطر یا ستون ، روی کادر آن کلیک کنید و بکشید.

به صورت پیش فرض ، ردیف ها به ارتفاع ۲۰ پیکسل تنظیم می شوند و ستون ها با عرض ۶۴ پیکسل تنظیم می شوند. در اینجا توصیه می کنیم که سطرها و ستون های خود را بصورت زیر تنظیم کنید تا یک تنظیم بهینه داشته باشید.

ردیف ها :

Row 1: 45 pixels

ستون ها:

ستون A: 385 pixels
ستون  B: 175 pixels
ستون  C: 125 pixels

ردیف ۱ نام شما و کلمه “فاکتور” را خواهد داشت. ما می خواهیم که این اطلاعات بلافاصله برای گیرنده آشکار شود ، بنابراین ما کمی فضای اضافی برای افزایش اندازه فونت این اطلاعات می دهیم تا اطمینان حاصل شود که توجه گیرنده را جلب می کند.

ستون A حاوی بیشتر اطلاعات مهم (و به طور بالقوه طولانی) موجود در فاکتور است. این شامل اطلاعات خریدار و فروشنده ، توضیحات کالا و روش پرداخت می باشد. ستون B شامل تاریخ های خاص موارد ذکر شده می باشد ، بنابراین به فضای زیادی احتیاج ندارد. سرانجام ، ستون C شامل شماره فاکتور ، تاریخ فاکتور ، قیمت فردی هر کالای ذکر شده و کل مبلغ مورد نظر خواهد بود. این اطلاعات همچنین به طول کوتاه است ، بنابراین به فضای زیادی احتیاج ندارد.

پیش بروید و ردیف ها و سلول های خود را مطابق با مشخصات پیشنهادی تنظیم کنید و اجازه دهید با وارد کردن اطلاعات خود شروع به کار کنیم!

در ستون A ، ردیف ۱ ، جلو بروید و نام خود را وارد کنید. اندازه فونت بزرگتر به آن بدهید (حدود 18pt) و متن را پررنگ تر کنید تا مشخص شود.

در ستون B ، ردیف ۱ ، “Invoice” را تایپ کنید تا فوراً مشخص شود که سند چیست. ما توصیه می کنیم یک فونت 28pt داشته باشید در صورت تمایل ، به آن رنگ روشن تری بدهید.

در ستون A ، ردیف های ۴ ، ۵ و ۶ ، آدرس و شماره تلفن خود را وارد می کنیم.

در ستون B ، ردیف های ۴ و ۵ ، “تاریخ :” و “شماره فاکتور :” را با متن پررنگ تایپ کرده و متن را به راست تراز کنید. ردیف های ستون C 4 و ۵ جایی است که تاریخ واقعی و شماره فاکتور را وارد می کنید.

سرانجام ، برای آخرین قسمت از اطلاعات اصلی ، متن “اطلاعات گیرنده :” (به صورت پررنگ) در ستون A ، ردیف ۸ را وارد خواهیم کرد. در زیر آن در ردیف های ۹ ، ۱۰ و ۱۱ ، اطلاعات گیرنده را وارد می کنیم.

اکنون باید یک جدول تهیه کنیم تا موارد ما ، تاریخ های تحقق و مقادیر مشخص را لیست کنیم. در اینجا نحوه تنظیم اینکار آورده شده است:

ابتدا ستون A و B را در ردیف ۱۴ قرار می دهیم. این به عنوان هدر موارد ذکر شده ما (ستون A ، ردیف های ۱۵-۳۰) و تاریخ های تحقق ما (ستون B ، ردیف های ۱۵-۳۰) عمل می کند. بعد از اینکه ستون های A و B را در ردیف ۱۴ ادغام کردید ، به سلول مرز بدهید. می توانید با رفتن به بخش “Font” از برگه “Home” ، انتخاب نماد حاشیه و انتخاب نوع مرزی مورد نظر خود این کار را انجام دهید. در حال حاضر ، ما از “All Borders” استفاده خواهیم کرد.

همین کار را برای سلول C14 انجام دهید. در صورت تمایل می توانید سلول های خود را سایه بزنید. ما یک خاکستری روشن انجام خواهیم داد. برای پر کردن سلولهای خود با یک رنگ ، سلول ها را انتخاب کنید ، پیکان کنار نماد “Fill Color” را در قسمت “Font” از “Home” انتخاب کنید و از منوی کشویی رنگ خود را انتخاب کنید.

در اولین سلول برجسته ، “DESCRIPTION ، توضیحات” را تایپ کرده و متن را در مرکز قرار دهید. برای C14 ، ”  مقدار یا AMOUNT” را با تراز وسط قرار دهید. متن را برای هر دو پررنگ کنید. حالا هدر جدول خود را خواهید داشت.

ما می خواهیم اطمینان حاصل کنیم که یک جدول به اندازه کافی بزرگ برای لیست تمام موارد خود داریم. در این مثال ، از شانزده ردیف استفاده خواهیم کرد.

به انتهای جدول خود بروید و به دو سلول اول در ردیف یک حاشیه پایین بدهید.

اکنون سلول های C15-29 را برجسته کرده و مرزهای چپ و راست را به آنها اختصاص دهید.

اکنون سلول C30 را انتخاب کنید و به آن مرزهای چپ ، راست و پایین بدهید. در آخر ، ما یک بخش “Total Sum” را در جدول خود اضافه خواهیم کرد. سلول C31 را برجسته کنید و به کل سلول مرز بدهید. شما همچنین ممکن است سایه رنگی به آن بدهید تا از آن جدا شود. حتماً آن را با “TOTAL” در سلول کنار آن برچسب گذاری کنید.

قاب جدول ما کامل می شود. حالا بیایید چند قانون تنظیم کنیم و یک فرمول اضافه کنیم تا آن را تکمیل کنیم.

ما می دانیم که تاریخ تحقق ما در ستون B ، ردیف های ۱۵-۳۰ خواهد بود.  آن سلول ها را انتخاب کنید. پس از انتخاب همه آنها ، روی جعبه “Format Number” در بخش “Number” از برگه “Home” کلیک کنید.

پس از انتخاب ، یک منوی کشویی ظاهر می شود. گزینه “Short Date” را انتخاب کنید. حال اگر عددی مانند ۱۲/۲۶ را در هر یک از آن سلول ها وارد کنید ، به طور خودکار آن را به نسخه کوتاه تاریخ دوباره تغییر می دهد.

به طور مشابه ، اگر سلول های C15-30 را برجسته کنید ، جایی که مقدار کالای ما به آنجا می رود ، و گزینه “Currency” را انتخاب کنید ، سپس مبلغی را در آن سلول ها وارد کنید ، برای بازتاب آن مقدار مجدداً بازسازی می شود.

برای اضافه کردن خودکار تمام مقادیر جداگانه و بازتاب آن در سلول “Sum” که ساخته ایم ، سلول را انتخاب کنید (در این مثال C31) و فرمول زیر را وارد کنید:

= SUM (C15: C30)

حال اگر هر شماره ای را در سلول های مقدار فردی وارد کنید (یا حذف کنید) ، به طور خودکار در سلول جمع می شود.

این کار باعث می شود در دراز مدت کارها برای شما کارآمدتر شود.

متن “Method of Payment ” را در A34 وارد کنید.

اطلاعاتی که شما در کنار آن قرار می دهید بین شما و گیرنده است. متداول ترین اشکال پرداخت نقدی ، چک است. بعضی اوقات ممکن است از شما خواسته شود که سفارش پول را بپذیرید. برخی از شرکت ها حتی ترجیح می دهند واریز مستقیم داشته باشند یا از پی پال استفاده کنند.

• توصیه می شود : ۱۱ تا بهترین قالب Microsoft Word خام برای ایجاد فاکتور

طراحی فاکتور با اکسل بسیار ساده می باشد و با کمی خلاقیت ، می توانید فاکتورهای زیبایی را طراحی کنید. ارسال فاکتور خود را شروع کرده و وجه خود را جمع کنید!