آموزش حذف موارد تکراری در اکسل

در این مقاله یاد بگیرید  که چگونه اکسل موارد تکراری را از صفحه گسترده حذف می کند تا خودتان دردسر پیدا کردن آنها را دیگر نداشته باشید.

گاهی اوقات صفحه گسترده اکسل حجم داده های زیادی به خود می گیرد و ممکن است متوجه شوید که به یک تمیز کردن اساسی نیاز دارد. یک مشکل خاص معمول ، مواجهه با اطلاعات تکراری در چندین سلول یا ردیف است. در اینجا چند روش آسان برای یافتن و حذف داده های تکراری در Excel آورده شده است .

چگونه مقادیر تکراری را در اکسل پیدا کنیم

قبل از حذف مقادیر تکراری در اکسل ، پیدا کردن و برجسته کردن آنها روش خوبی است. با حذف دائمی مقادیر ، آنها از صفحه گسترده اکسل حذف می شوند ، بنابراین با برجسته سازی آنها ابتدا فرصتی برای بررسی موارد تکراری و اطمینان از عدم نیاز به آنها فراهم می شود.

در مثال ما ، از صفحه گسترده زیر استفاده خواهیم کرد :

 صفحه گسترده  ما حاوی اطلاعاتی درباره قلم و رنگ جوهر موجود در قلم است. اما ، برای مثال ما گمان می کنیم که  که بیش از یک بار به طور تصادفی برخی از قلم وارد صفحه گسترده شده است.

ساده ترین راه برای شناسایی مقادیر تکراری استفاده از قالب بندی مشروط است. برای برجسته سازی مقادیر تکراری با استفاده از قالب بندی مشروط ، این مراحل را دنبال کنید:

• سلول هایی را که می خواهید برای تکرارها بررسی کنید انتخاب کنید.
• در زیر برگه Home ، روی Conditional Formatting در گروه Styles کلیک کنید .
• Rules Cells Highlight> Duplicate Values ​​را انتخاب کنید .

• یک جعبه بازشو ظاهر می شود و به شما امکان می دهد یک قالب سبک برای سلولهای تکراری انتخاب کنید.
• هنگامی که به پایان رسید، روی OK کلیک  کنید.

این روش موارد تکراری را در هر ستون یا ردیف برجسته می کند. همانطور که در زیر مشاهده می کنید ، هر شرکت ، مدل یا رنگ جوهر که بیش از یک بار ذکر شده باشد ، برجسته به نظر می رسند.

برای این مثال ، باید ستون Model را جستجو کنیم تا فونت های تکراری را پیدا کنیم. ما دو قلم Student ، ۴۱ و Preppy داریم. جوهرهای ۴۱ دارای جوهرهای مختلف هستند ، بنابراین به احتمال زیاد قلم های مختلفی هستند. اما Student  و قلم های Preppy ممکن است تکراری باشند.

همانطور که می بینید ، این روش ایده آل نیست.

هر سلول تکراری را پیدا می کند ، اما در این مورد ما فقط به دنبال یافتن ردیف های تکراری هستیم. شما می توانید قلم های  مختلفی از یک شرکت با همان جوهر داشته باشید. اما کمتر احتمال دارد که بیش از یک قلم داشته باشید که از همان شرکت ، مدل و رنگ جوهر باشد.

ویژگی قالب بندی شرطی اکسل به شما امکان می دهد سلولهای جداگانه را بر اساس مقدار آنها در صفحه گسترده اکسل قالب بندی کنید. ما به شما نشان می دهیم که چگونه از این کار برای کارهای مختلف روزمره استفاده کنید.

چگونه می توان ردیف های تکراری را در Excel با یک فرمول سفارشی برجسته کرد

اکسل به شما امکان می دهد قالب بندی مشروط سفارشی را با فرمول ایجاد کنید. ما می توانیم از این روش برای شناسایی ردیف های تکراری استفاده کنیم. انتخاب این گزینه مشابه نحوه انتخاب مقادیر تکراری در بالا است ، مگر اینکه بجای انتخاب Highlight Cell Rules ، در عوض New Rule را انتخاب کنید .

با این کار یک منوی بازشو ظاهر می شود. Style را روی Classic تنظیم کنید ، سپس منوی کشویی بعدی را باز کرده و Use a formula to determine which cells to format را انتخاب کنید .

فرمولی که می خواهیم وارد کنیم:

بیایید نگاهی دقیق تر به این فرمول بیندازیم.

فرمولهای شکل دهی مشروط باید جوابی را بدست آورند که درست یا غلط باشد. اگر پاسخ درست باشد ، قالب بندی اعمال می شود.

برای بررسی ردیف ها برای کپی ، ابتدا فرمول یک ستون ($ ۲ $: $ A 14 $) را انتخاب می کند. ما از مکان مطلق استفاده می کنیم زیرا می خواهیم فرمول همه ردیف ها و ستون ها را هنگام ارزیابی هدف قرار بدهد.

متغیر بعدی هدفی است که ما در حال بررسی مقدار تکراری (A2 $) هستیم. این بار از مکان مطلق ستون استفاده می شود اما از ردیف استفاده نمی شود. این اجازه می دهد تا فرمول ما هر سطر را به صورت تدریجی بررسی کند.

این کار را برای هر ستون در ردیف تکرار می کند.

پس از وارد کردن فرمول ، فراموش نکنید که یک سبک قالب بندی (formatting style) را انتخاب کنید. پیش فرض هیچ سبکی نیست. بنابراین ، حتی اگر همه کارها را درست انجام دهید ، اگر این مرحله را فراموش کنید ، نتایج را نمی بینید.

بعد از آن ، جدول ما اینگونه خواهد بود  :

این روش فقط کل ردیف های تکراری را برجسته می کند. هنگامی که همه موارد تکراری را در صفحه گسترده اکسل خود پیدا کردید ، می توانید در مورد نیاز به حذف آنها تصمیم بگیرید.

نحوه حذف موارد تکراری در Excel

حذف نسخه های تکراری در Excel آسان است. در زیر زبانه Data ، در گروه Data Tools ، گزینه ای برای حذف Duplicates پیدا خواهید کرد . این ابزار بسیار مفید است زیرا به شما امکان می دهد ستون هایی را که می خواهید بررسی کنید انتخاب کنید.

برای استفاده از این ابزار ، داده های خود را انتخاب کرده و سپس بر روی Remove Duplicates کلیک کنید .

هنگامی که این کار را انجام می دهید ، پنجره ای ظاهر می شود که به شما امکان می دهد ستون ها را برای بررسی موارد تکراری انتخاب کنید. اگر همه ستون ها را انتخاب کنید ، فقط ردیف های تکراری را حذف می کند.

با این حال ، لازم نیست همه ستون ها را انتخاب کنید. به عنوان مثال ، اگر می خواستم بدانم کدام جوهرها در حال حاضر در قلم ها وجود دارد ، می توانید Ink Color را انتخاب کرده و رنگ های تکراری را حذف کنید. این کار اولین قلم را که از رنگ جدیدی استفاده می کند باقی می گذارد و ورود بعدی را حذف می کند.

با استفاده از ابزار حذف موارد تکراری اکسل ، به طور خودکار ورودی های تکراری حذف می شود.

• مربوط: چگونه می توان ردیف های خالی را در اکسل به روش آسان حذف کرد

اگر می خواهید ورودی های تکراری را به طور موقت حذف کنید ، اما آنها را حذف نکنید ، ممکن است بخواهید در عوض داده های خود را فیلتر کنید.

چگونه می توان نسخه های تکراری را در اکسل فیلتر کرد

فیلترها به شما امکان می دهند بدون اینکه در واقع هیچ یک از مقادیر را حذف کنید ، مقدار داده های خود را نشان دهید. می توانید گزینه های فیلتر را در زیر زبانه Data در گروه Sort & Filter پیدا کنید .

روشهای مختلفی برای فیلتر کردن داده ها در Excel وجود دارد. مثال زیر فقط نحوه فیلتر کردن مقادیر تکراری را نشان می دهد:

• داده هایی را که می خواهید فیلتر کنید از بین آنها انتخاب کنید.
• روی Advanced در گروه Sort & Filter کلیک کنید .
• در پنجره بازشو ، گزینه Unique Records Only را فعال کنید .
• روی OK کلیک کنید .

فیلتر کردن این داده ها باعث می شود که اکسل ردیف های تکراری را مخفی کند. بنابراین ، در مثال ما ، قلم های تکراری Student و Preppy پنهان شدند.

اما داده های تکراری از بین نرفته ، فقط از دید پنهان مانده اند. به همین دلیل است که جدول ما هنوز هم مطابق قانونی که قبلاً ایجاد کرده ایم ، قالب بندی می شود ، علیرغم عدم وجود قلم های تکراری.

در واقع ، اگر به اعداد ردیف نگاه کنید ، می توانید ببینید که دو ردیف کجا پنهان شده اند. ردیف ها از هفت به نه می پرند و دوباره بین ۱۲ تا ۱۴ می پرند. داده ها از بین نرفته است ، آنها فقط از چشم دور هستند.

مرور نحوه حذف نسخه های تکراری

اولین مرحله برای پاکسازی اطلاعات شما شناسایی موارد تکراری است. حذف موارد تکراری در Excel ، داده ها را برای همیشه پاک می کند. برجسته کردن آنها به شما فرصتی می دهد تا ابتدا موارد تکراری را ارزیابی کنید. و اگر به ردیف های تکراری علاقه دارید ، برای پیدا کردن آنها باید از فرمول های قالب بندی مشروط استفاده کنید.

و سرانجام ، اگر نمی خواهید داده های تکراری خود را حذف کنید ، به جای آن استفاده از فیلتر را در نظر بگیرید. این کار آنها را از بین می برد بدون اینکه داده های تکراری از اکسل حذف شود.