۲۰ نکته مدیریت زمان برای افزایش بهره وری شما
آیا معمولا وقت شناس هستید یا همیشه تاخیر دارید ؟ آیا کارها را در مدت زمانی که تعیین کرده اید تمام می کنید؟ آیا گزارش/کار خود را به موقع تحویل می دهید؟ آیا می توانید کاری را که می خواهید قبل از ضرب الاجل انجام دهید انجام دهید؟ آیا مدیریت زمان را به خوبی می توانید کنترل کنید.
اگر پاسخ شما به هر یک از سوالات بالا “نه” است، به این معنی است که زمان خود را آنطور که می خواهید مدیریت نمی کنید. در ادامه این مقاله ۲۰ نکته مدیریت زمان وجود دارد که به شما کمک می کند زمان را بهتر مدیریت کنید:
۱. یک برنامه روزانه ایجاد کنید
روز خود را قبل از شروع شدن برنامه ریزی کنید. این کار را صبح یا حتی بهتر از آن، شب قبل از خواب انجام دهید. این طرح به شما یک نمای کلی از نحوه سپری شدن روز می دهد. به این ترتیب، شما غافلگیر نمی شوید. وظیفه شما این است که به بهترین نحو ممکن به برنامه پایبند باشید.
۲. برای هر کار محدودیت زمانی تعیین کنید
برای خود مشخص کنید که باید کار X را تا ساعت ۱۰ صبح، Y را تا ساعت ۳ بعدازظهر و مورد Z را تا ۵:۳۰ بعد از ظهر تمام کنید. این کار از طولانی شدن و صرف زمان اختصاص داده شده برای فعالیت های دیگر جلوگیری می کند.
۳. از تقویم استفاده کنید
داشتن یک تقویم اساسی ترین قدم برای مدیریت فعالیت های روزانه و مدیریت زمان شماست. می توانید از گوشی یا کامپیوتر خود به عنوان یک تقویم قابل حمل و قابل برنامه ریزی یا یادداشت برداری استفاده کنید.
اگر بتوانید تقویم خود را با تلفن همراه و سایر سخت افزارهایی که استفاده می کنید همگام سازی کنید، بهتر است – به این ترتیب، بدون توجه به جایی که هستید، می توانید به برنامه خود دسترسی داشته باشید.
۴. از یک اپلیکیشن مدیریت و برنامهریزی استفاده کنید
یک اپلیکیشن مدیریت و برنامهریزی دهنده به شما کمک می کند تا از همه چیز در زندگی خود مطلع باشید. این ابزار مرکزی شما برای سازماندهی اطلاعات، فهرست کارها، پروژه ها و سایر موارد متفرقه است.
شما می توانید این برنامه ها را در گوشی یا کامپیوتر خود دانلود و نصب کنید. کافیست به دنبال برنامه های مدیریت و برنامهریزی رایگان در گوشی یا کامپیوتر باشید.
۵. ضرب الاجل خود را بدانید
چه زمانی باید وظایف خود را تمام کنید؟ ضربالاجلها را به وضوح در تقویم و سازماندهنده خود علامت بزنید تا بدانید چه زمانی باید آنها را به پایان برسانید.
۶. «نه» گفتن را یاد بگیرید
بیش از توان خود ، کارها را بر عهده نگیرید. برای حواسپرتیهایی که هنگام انجام کارهای دیگر به وجود میآیند، قاطعانه نه بگویید. یا آن را به دوره بعدی موکول کنید.
نه گفتن لازمه موفقیت شما در هر زمینه ای می باشد و باید تمرین کنید تا آن را در خیلی از موقعیت های شخصی و کاری بگویید.
- مرتبط : ۱۵ راه برای گفتن “نه”
۷. هدف گذاری کنید که زودتر باشید
وقتی هدفتان این است که به موقع حاضر شوید، یا به موقع خواهید آمد یا دیر. اغلب اوقات شما دیر می آیید. با این حال، اگر قصد دارید زودتر باشید، به احتمال زیاد به موقع خواهید رسید.
برای قرارهای ملاقات، سعی کنید زودتر از موعد آماده شوید . برای پروژه های خود، آنها را زودتر از زمان مورد نیاز ارسال کنید.
۸. زمان فعالیت های شما
به این معنی که کار خود را به X زمان محدود کنید. زمان لازم برای هر فعالیت روزانه خود را در نظر بگیرید.
۹. یک ساعت در مقابل خود قرار دهید
گاهی آنقدر غرق کارمان می شویم که زمان را از دست می دهیم. داشتن یک ساعت بزرگ جلوی شما، شما را از زمان آن لحظه آگاه می کند.
۱۰. یادآوری ها را ۱۵ دقیقه قبل تنظیم کنید
اکثر تقویم ها دارای یک عملکرد یادآوری هستند. اگر جلسه مهمی برای شرکت دارید، زنگ ساعت را ۱۵ دقیقه قبل تنظیم کنید. این کار به شما کمک می کند ، به خوبی زمان را مدیریت کنید.
۱۱. تمرکز
آیا آنقدر چندوظیفه ای انجام می دهید که کاری انجام نمی دهید؟ اگر چنین است، در یک زمان فقط روی یک کار کلیدی تمرکز کنید. چندوظیفه ای برای شما بد است .
تمام برنامه هایی که استفاده نمی کنید را ببندید. برگه هایی را در مرورگر خود که توجه شما را از بین می برند، ببندید. فقط روی کاری که انجام می دهید تمرکز کنید. اینطوری کارآمدتر خواهید بود.
۱۲. از عوامل حواس پرتی جلوگیری کنید
چه چیزی حواس شما را در کارتان پرت می کند؟ پیام های فوری؟ تلفن زنگ میخورد؟ پیام های متنی ظاهر می شوند؟
برای افزایش بهره وری و کمک به مدیریت زمان ، باید از چت های اینستاگرامی ، واتساپی که تمرکز شما را ممکن است به هم بریزند ، دوری کنید. برای این منظور کافیست در هنگام کار گوشی خود را روی حالت بی صدا تنظیم کنید و آن را از خود دور نگه دارید. یا اینکه در حین کار توجهی به آن ها نکنید و در فرصت مناسبی به آن ها پاسخ دهید.
۱۳. زمان صرف شده خود را پیگیری کنید
وقتی شروع به ردیابی زمان خود می کنید، بیشتر از نحوه گذراندن وقت خود آگاه می شوید. به عنوان مثال، می توانید یک تایمر شمارش معکوس ساده تنظیم کنید تا مطمئن شوید که یک کار را در مدت زمانی، مثلاً ۳۰ دقیقه یا ۱ ساعت، به پایان می رسانید. فشار زمان می تواند شما را وادار کند که متمرکز بمانید و کارآمدتر کار کنید.
۱۴. در مورد جزئیات بی اهمیت خود را درگیر نکنید
شما هرگز همه چیز را دقیقاً آنطور که می خواهید انجام نمی دهید. تلاش برای انجام این کار بی نتیجه است.
تلاش برای کامل بودن بیشتر از اینکه مفید باشد به شما آسیب میزند، یاد بگیرید که چگونه کمالگرایی بهرهوری شما را میکشد و چگونه ذهنیت کمالگرایی را کنار بگذارید .
۱۵. اولویت بندی کنید
از آنجایی که نمی توانید همه کارها را انجام دهید، یاد بگیرید کارهای مهم را اولویت بندی کنید و بقیه کارهای نه چندان مهم را کنار بگذارید.
درخواست اصل ۸۰/۲۰ است که یک اصل کلیدی در اولویت بندی می باشد. ( این قانون حاکی از آن است که ۲۰ درصد از فعالیتهای شما، ۸۰ درصد نتیجه برای شما در بر خواهد داشت.) همچنین میتوانید از این تکنیک برای اولویتبندی همه چیز در زندگی خود استفاده کنید.
۱۶. کارها را مدیریت کنید
اگر کارهایی وجود دارد که می تواند توسط دیگران بهتر انجام شود یا کارهایی که چندان مهم نیستند، کمک گرفتن از دیگران را در نظر بگیرید. این کار باعث از بین رفتن بار سنگینی روی شما می شود و می توانید روی کارهای مهم تمرکز کنید.
وقتی بخشی از کارهای خود را به آنها واگذار می کنید، زمان خود را آزاد می کنید و به دستاوردهای بیشتری می رسید.
۱۷. دسته ای از وظایف مشابه با هم
برای کارهای مرتبط، آنها را با هم جمع کنید.
من همه وظایف مرتبط را با هم جمع می کنم تا هم افزایی وجود داشته باشد. برای مثال اگر نیاز به برقراری تماس داشته باشم، یک بازه زمانی برای برقراری همه تماسهایم اختصاص میدهم. این کار روند را واقعا ساده می کند.
۱۸. اتلاف وقت خود را حذف کنید
چه چیزی وقت شما را از کارتان می گیرد؟ فیس بوک؟ اینستاگرام؟ چک کردن ایمیل؟ از بررسی مکرر آنها دست بردارید.
یکی از کارهایی که می توانید انجام دهید این است که بررسی آنها را سخت کنید – آنها را از لینک ها / نشانک های سریع مرورگر خود حذف کنید و آنها را در پوشه نشانک ها قرار دهید که دسترسی به آنها دشوار است.
۱۹. از زمان های انتظار به درستی استفاده کنید
بخشی از زمان ما، در انتظار تلف می شود . گاهی اوقات منتظر مترو هستیم یا گاهی منتظر ملاقاتی هستیم که ممکن است کمی وقت تلفی داشته باشد.
اما اگر یک حساب سر انگشتی داشته باشیم،.می بینیم که همین زمان های انتظار، یکی از آن دسته زمان های از دست رفته ای هستند.که زمان ما را مصرف می کنند. پس از زمان های انتظار بهره بگیرید.
این موقعیت ها بهترین زمان مطالعه کردن و آموزش دیدن یا رسیدن به برخی کارهای کوچک مثل پاسخ دادن به چت ها ، زنگ ها است.
۲۰. زمان بافر را در بین بگذارید
همه چیز را به هم نزدیک نکنید. بین هر کار ۵ تا ۱۰ دقیقه زمان بافر بگذارید. این به شما کمک می کند تا کار قبلی را به پایان برسانید و کار بعدی را شروع کنید. و کمی استراحت در بین کارها برای افزایش بهره وری شما نیاز ضروری می باشد.
امیدواریم نکات این مقاله در مدیریت زمان به شما کمک کرده باشد. آیا شما از روش های دیگری برای مدیریت زمان استفاده می کنید ؟ نظرات و ایده های خود را از بخش نظرات پایین مطلب برای ما به اشتراک بگذارید.
دیدگاه ها