نحوه شروع استفاده از ماکرو در Word

با یک دستور ماکرو می توانید در Microsoft Word چند دقیقه از کار را صرفه جویی کنید. با استفاده از یک مثال ساده اما مفید نحوه استفاده از ماکرو را بیاموزید.

از انجام کارهای تکراری در Microsoft Word خسته شده اید؟ این برنامه یک ابزار اتوماسیون قدرتمند است که می تواند کار شما را راحت کند. ما درمورد ماکرو صحبت می کنیم ، و اگرچه این ویژگی به Visual Basic برای برنامه های کاربردی مایکروسافت (VBA) متکی است ، شما می توانید از آن استفاده کنید .

با کلیک بر روی یک دکمه ، Word اقدامات شما را ضبط می کند ، ماکرو تولید می کند که می توانید هر زمان که دوست دارید دوباره آن دستور را تکرار کنید. اگر ماجراجو هستید ، می توانید به راحتی ماکرو را برای یک درجه اتوماسیون اضافی تغییر دهید.

در اینجا ما با یک مثال ساده اما مفید به شما ” نحوه عملکرد خودکار کردن Word و Find و Replace. ” نشان خواهیم داد.

ضبط ماکرو در word

در این مثال ، شما رئیس محترم انجمن حمایت از لوازم دندانپزشکی هستید. شما ده ها سند Word در مورد پروتزهای مصنوعی و مواردی از این دست دارید که همه آنها به وضوح با یک نام مشخص  شده است. سپس ناگهان ، هیئت مدیره دستور می دهد تا نام را به چیز دیگری تغییر دهند. اکنون به یک روش آسان برای به روزرسانی اسناد نیاز دارید.

می توانید با یک سند خالی جدید شروع کنید یا یک سند موجود را باز کنید. اگر قبلاً چنین کاری نکرده اید ، باید برگه Developer را فعال کنید.

به File> Options> Customize Ribbon بروید . در سمت راست ، در بخش Main Tabs ، گزینه Developer را علامت بزنید. تأیید را انتخاب کرده و خارج شوید.

حال بیایید ماکرو خود را ایجاد کنیم.

روی Developer> Record Macro کلیک کنید .

از شما خواسته می شود ماکرو را نامگذاری کنید. “ChangeSocietyName” یا هر نام دیگری که مناسب شما باشد را وارد کنید. هنگام نامگذاری ماکرو ، از فاصله ، نقطه ، علامت تعجب و نویسه های خاص خودداری کنید ، در غیر این صورت پیام خطا دریافت می کنید. می توانید از اعداد استفاده کنید اما اولین کاراکتر باید یک حرف باشد.

می توانید ماکرو را به یک دکمه و یا میانبر صفحه کلید اختصاص دهید ، اما این کار  الزامی نیست. اگر دکمه را انتخاب کنید ، Word به شما امکان می دهد آن را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید. همچنین می توانید توضیح مختصری از ماکرو اضافه کنید.

روی OK  کلیک کنید ، و ورد اکنون اعمال شما را ضبط کند. کلیدهای Ctrl + H را بزنید تا کادر Find and Replace  باز شود .

در کادر  Find عبارتی که باید جایگزین شود و در کادر Replace  عبارت جدیدی که قرار است جایگزین شود .

بر روی Replace All کلیک کنید تا عملیات Find و Replace انجام شود. این تنها عملی است که می خواهید ضبط کنید. فرقی نمی کند ماکرو واقعاً جایگزین هر متنی شود. هدف ذخیره آن برای اسناد دیگر است.

این کار مهم است : روی Developer > Stop Recording کلیک کنید . در غیر این صورت ، ماکرو شامل همه اقدامات بعدی خواهد بود.

حالا بیایید کارهای دستی شما را ببینیم. سندی حاوی نام انجمن را باز کنید. روی Developer> Macros کلیک کنید . اگر روی ChangeSocietyName دوبار کلیک کنید ، Word به طور خودکار عملیات Find و Replace را انجام می دهد.

نکته: هنگام ضبط ماکرو ، ممکن است لازم باشد عملی را انجام دهید که نمی خواهید ضبط شود. به عنوان مثال ، ممکن است بخواهید متن را به جای تایپ کردن دستی در کادر گفتگوی Find and Replace کپی و جایگذاری کنید. مشکلی نیست: فقط روی Developer > Pause Recording  کلیک کنید ، متن را کپی و جایگذاری کنید ، سپس روی Developer > Resume Recorder کلیک کنید . سپس می توانید ضبط ماکرو را همانطور که در بالا توضیح داده شد کامل کنید.

اگرچه ما در اینجا بر روی Microsoft Word تمرکز کرده ایم ، شما همچنین می توانید از ماکرو برای افزایش بهره وری در Excel استفاده کنید . و بسیاری از ماکروهای صرفه جویی در وقت برای Microsoft OneNote وجود دارد .

• همچنین بخوانید : نحوه شروع نوشتن ماکرو VBA در اکسل

شیرجه رفتن به کد نویسی

اکنون ما به ماکرو جدید Word خود فرو خواهیم رفت. به Developer> Macros بروید ، اما به جای دوبار کلیک روی ماکرو ، آن را انتخاب کرده و بر روی Edit کلیک کنید . این ویرایشگر ویژوال بیسیک را باز می کند ، یک محیط مستقل برای ساخت برنامه های VBA.

ممکن است دلهره آور به نظر برسد ، اما می توانید منوها و بیشتر پنل ها را نادیده بگیرید. به جای آن روی پنجره حاوی کد تمرکز کنید. همانطور که مشاهده می کنید ، Word به تازگی ماکروی را نوشته است که Find و Replace را انجام می دهد.

Sub ChangeSocietyName()
‘
‘ ChangeSocietyName Macro
‘ Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
‘
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = “Society for the Preservation of Antique Dental Appliances”
.Replacement.Text = “Dental Antiques Preservation League”
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

بیایید توضیح دهیم که اینجا چه خبر است.

“sub” در خط اول “subroutine” است ، یک برنامه کوچک که می تواند به تنهایی یا به عنوان بخشی از یک برنامه بزرگتر VBA اجرا شود. خطوط قبل از علامت نقل قول منفرد برای نظرات هستند علامت نقل قول به VBA می گوید که هرگونه عبارتی را در این سطور نادیده بگیر.

سپس به گوشت کد می رسیم : کدی که عملیات Find and Replace را انجام می دهد. همانطور که مشاهده می کنید ، مقادیر مربوط به هر گزینه را در گفتگوی Find and Replace مشخص می کند ، از جمله متن و متن جایگزین در علامت های نقل قول . Selection.Find.Execute

اصلاح ماکرو

برای استفاده از ماکرو ، لازم نیست کد را بهم بزنید یا حتی به آن نگاه کنید. اگر بخواهید غواصی کنید می توانید از این عملکرد بیشتر بهره مند شوید. به عنوان مثال ، تصور کنید هنگام ضبط ماکرو اشتباه تایپی دارید. به جای ضبط مجدد آن ، می توانید وارد ویژوال بیسیک شده و آن را برطرف کنید.

همچنین می توانید ماکرو را برای مفیدتر کردن آن تغییر دهید ، و این همان کاری است که ما در اینجا انجام خواهیم داد. وقتی Find و Replace را اجرا می کنید ، چه به صورت دستی و چه از طریق ماکرو ، Word پیدا کردن و جایگزینی متن را به خاطر می آورد. دفعه بعدی که Find and Replace را باز می کنید ، به این شکل است.

بهتر است مقادیر را پاک کنیم تا یک جعبه محاوره ای تمیز بدست آوریم. ما این کار را با ماکرو دوم انجام خواهیم داد ، به جز این بار ، این کار را مستقیماً در Visual Basic انجام خواهیم داد.

در ویرایشگر ویژوال بیسیک ، کل کدها را از خط اول تا پایان انتخاب کنید. با کلیدهای Ctrl + C آن را کپی کنید.

نشانگر را در زیر End Sub قرار دهید و Ctrl + V را بزنید. شما فقط زیر برنامه را کپی کرده اید.

نام را از ChangeSocietyName به ClearFindReplace (یا هر نام دیگری که مناسب شما باشد) تغییر دهید. این کار مهم است زیرا اگر بخواهید ماکرو را با نامهای تکراری اجرا کنید ، VBA پیغام خطایی ایجاد می کند.

در مقادیر .Text و Replacement.Text ، متن را حذف کنید اما علامت های نقل قول را بگذارید.

نتیجه باید به این شکل باشد:

Sub ClearFindReplace()
‘
‘ ClearFindReplace Macro
‘ Clear Text from Find and Replace dialog
‘
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = “”
.Replacement.Text = “”
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub

اکنون ما به ماکرو ChangeSocietyName باز خواهیم گشت. در زیر کد Find and Replace ، اما قبل از End Sub کد ClearFindReplace را وارد کنید (بدون پرانتز در انتها).

درست است: لازم نیست تمام کدی را که ایجاد کرده اید وارد کنید ، فقط نام ماکرو را وارد کنید.

Sub ChangeSocietyName()
‘
‘ ChangeSocietyName Macro
‘ Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
‘
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = “Society for the Preservation of Antique Dental Appliances”
.Replacement.Text = “Dental Antiques Preservation League”
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
ClearFindReplace
End Sub

هنگامی که Word ChangeSocietyName را اجرا می کند ، ابتدا عملکرد اصلی Find و Replace را اجرا می کند. سپس ClearFindReplace را به عنوان یک دستور برای اجرای ماکرو دوم تفسیر می کند.

همانطور که مشاهده می کنید ، عملکرد ضبط ماکرو Word به روش های بی شماری می تواند در صرفه جویی در وقت شما کمک کند. می توانید تقریباً به صورت خودکار هر عملیاتی را ماکرو ایجاد کنید و در ویرایشگر ویژوال بیسیک می توانید ماکروها را با کپی و Paste ، یک ماکرو را در داخل دیگری تعبیه کنید یا یک زیر روال ایجاد کنید که چندین ماکرو را یکی پس از دیگری اجرا کند.

از آنجا که VBA یک زبان برنامه نویسی کامل است ، می توانید زیر برنامه ها را در برنامه های بزرگتر با متغیرها ، حلقه ها ، دستورات شرطی و موارد دیگر وارد کنید. و هنگامی که اصول VBA را در Word فرا گرفتید ، می توانید مقدار زیادی از همین دانش را برای ایجاد ماکرو در Microsoft Excel و Access استفاده کنید.