۱۲ تا از بهترین ویژگی های Access برای مدیریت پایگاه داده
در این مقاله برخی از بهترین ویژگی های مایکروسافت Access آورده شده است که اگر به دنبال یک سیستم مدیریت پایگاه داده ساده هستید می توانید از آنها استفاده کنید.
در صورتی که از ابزار مناسب استفاده نکنید، مدیریت پایگاه داده می تواند تکراری و گیج کننده باشد. با مایکروسافت اکسس، نگهداری پایگاه داده رابطه ای آسان می شود.
برای آشنایی بیشتر با مایکروسافت اکسس و عناصر و ویژگی های اصلی آن، ادامه مطلب را بخوانید.
مایکروسافت اکسس چیست؟
Microsoft Access یک ابزار بهره وری قوی است که با مجموعه Microsoft 365 ارائه می شود. در این پایگاه داده می توانید داده ها را ضبط، مشاهده، ویرایش و پیگیری کنید. حتی می توانید بین داده ها رابطه برقرار کنید.
علاوه بر ذخیره حجم وسیعی از اطلاعات، بازیابی و استفاده آسان داده ها را در پلتفرم های مختلف تسهیل می کند. مایکروسافت اکسس همچنین از ادغام با ابزارهای دیگر برای همگام سازی بی دردسر داده ها پشتیبانی می کند. برخی از اجزای اصلی آن جداول، فرمها، گزارشها و پرسشها هستند.
۱. نمای پشت صحنه
نمای پشت صحنه مایکروسافت اکسس همان چیزی است که هنگام راه اندازی نرم افزار اکسس می بینید اما پایگاه داده را باز نمی کنید. با نمای پشت صحنه مایکروسافت اکسس، کاربران می توانند وظایف مدیریت پایگاه داده متعددی از جمله باز کردن یک پایگاه داده موجود و ایجاد پایگاه جدید را انجام دهند.
پنل منوی آن حاوی دستوراتی است که می توانید آنها را در فایل پایگاه داده اعمال کنید. از نوار فایل آن، می توانید از بین الگوهای آن، یک فایل جدید ایجاد کنید.
۲. پایگاه داده
مایکروسافت اکسس یک سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS) است که به شما امکان ایجاد و مدیریت پایگاه داده های بزرگ را می دهد. پایگاه داده به شما کمک می کند تا اطلاعات را به شیوه ای سازمان یافته نگهداری کنید.
یک فایل پایگاه داده ایجاد شده در مایکروسافت اکسس ۲۰۰۷ یا نسخههای جدیدتر با پسوند فایل به نام ACCDB ارائه میشود، در حالی که پایگاههای داده ایجاد شده در نسخههای Access قبلی به عنوان MDB شناخته میشوند.
معمولاً تمام جداول یک پایگاه داده Access به همراه سایر اشیاء مانند فرم ها، گزارش ها، ماکروها و ماژول ها در یک فایل ذخیره می شوند.
۳. روابط
با ایجاد روابط می توانید بین دو جدول مختلف ارتباط ایجاد کنید. یک رابطه شامل فیلدهای دو جدول حاوی داده های مربوطه است.
برای مثال، فیلد Student ID جدول Student Data را می توان با فیلدی به همین نام در جدول Student Results متصل کرد. روابط به جلوگیری از گم شدن داده ها و تعیین سریع نتایج یک پرس و جو کمک می کند.
۴. کلیدهای اصلی
وقتی صحبت از ارتباط و ترکیب معنی دار داده ها از چندین جدول در مایکروسافت اکسس می شود، باید از فیلد کلید اصلی استفاده کنید. کلید اصلی یک جدول، کلید خارجی در جدول دیگر است. میتوان فیلد کلید اصلی را در جداول دیگر اضافه کرد تا به جدول منبع کلید اصلی مراجعه کند.
۵. جداول
جداول Access شبیه به صفحه گسترده اکسل حاوی سطرها و ستون ها هستند. اما در مایکروسافت اکسس به سطرها و ستون ها رکورد و فیلد گفته می شود.
علاوه بر این، داده ها را متفاوت از یک صفحه گسترده ذخیره می کند. شما باید یک جدول برای ردیابی هر نوع اطلاعات ایجاد کنید. این فرآیند عادی سازی نام دارد. و به شما کمک می کند از اضافه کاری جلوگیری کنید و پایگاه داده را انعطاف پذیر می کند.
۶. فرم ها
فرمهای Microsoft Access به شما امکان میدهند دادههای یک ردیف را در یک زمان مشاهده، وارد و ویرایش کنید. یک فرم معمولاً شامل دکمههای فرمان و کنترلهایی برای انجام کارهای دیگر مانند ارسال داده به ابزار دیگر است.
با استفاده از فرم ها، می توانید نحوه تعامل شخصی با اطلاعات پایگاه داده را کنترل کنید. می توانید ابزارهای ایجاد فرم را در تب Create در منوی Access Ribbon پیدا کنید. در اینجا می توانید با طراحی یک فرم خالی فرم خود را طراحی کنید. اما بهترین گزینه این است که از طریق Form Wizard پیش بروید.
۷. گزارش
می توانید از گزارش های Access برای قالب بندی، کامپایل و ارائه داده ها استفاده کنید. به طور کلی، شامل پاسخ به یک سوال خاص است. برای دریافت اطلاعات پایگاه داده به روز شده، گزارشی را در هر زمان اجرا کنید.
همچنین میتوان یک گزارش را قالببندی کرد تا دادهها را به کارآمدترین روش ارائه کند. می توانید آن را برای مشاهده، چاپ، صادر کردن یا ارسال به عنوان پیوست ایمیل فرمت کنید.
۸. پرس و جو
یکی دیگر از بهترین ویژگی های Access پرس و جو ها هستند . عملکرد یک کوئری بازیابی داده هایی است که شرایط خاص را از جداول برآورده می کنند. همچنین می توانید از آن برای انجام برخی از محاسبات از پیش تعریف شده استفاده کنید. در برنامه دسکتاپ Access، می توانید از پرس و جوها برای به روز رسانی یا حذف چندین رکورد به طور همزمان استفاده کنید.
پرس و جوها می توانند دو نوع باشند: پرس و جوهای انتخابی و پرس و جوهای اقدام. در حالی که یک جستجوی انتخابی به کاربران امکان مشاهده، کپی و چاپ داده های بازیابی شده را می دهد، یک پرس و جو اقدام می تواند یک کار را با داده ها انجام دهد.
۹. ماکروها
ماکرو ابزاری است که وظایف را خودکار میکند و قابلیتهایی را به بخشهای مختلف پایگاه داده از جمله فرمها، گزارشها و کنترلها اضافه میکند. این برنامه ای برای خودکارسازی کارهای دستی مانند باز کردن گزارش، اجرای پرس و جو، کپی پیست و قالب بندی جدول در اکسس است که به طور منظم انجام می دهید.
به عنوان مثال، با اتصال یک ماکرو به یک دکمه فرمان، میتوانید اطمینان حاصل کنید که وقتی روی آن دکمه کلیک میکنید، ماکرو اجرا میشود.
- مطالب مربوط: نحوه شروع استفاده از ماکروها در Word
۱۰. ماژول ها
یک ماژول مجموعه ای از اعلان ها و رویه ها است که عملکردی را به پایگاه داده شما اضافه می کند. این عبارات به عنوان یک واحد در کنار هم قرار می گیرند. برای نوشتن ماژول ها باید از زبان VBA استفاده کنید.
می تواند ماژول های کلاس یا ماژول های استاندارد وجود داشته باشد. ماژول های کلاس با فرم ها و گزارش ها مرتبط هستند، در حالی که ماژول های استاندارد به هیچ شیئی متصل نیستند.
۱۱. ماسک های ورودی
ماسک های ورودی فرمت معتبر مقدار ورودی شما را در یک فیلد نشان می دهد. با این حال، این ویژگی فقط برای پایگاه داده های دسکتاپ Access در دسترس است.
ماسک های ورودی می توانند از ثبات مقدار وارد شده اطمینان حاصل کنند، به خصوص در زمینه های حساس به ارزش مانند شماره تلفن و کد پستی. این شامل یک بخش اجباری و دو قسمت اختیاری است که هر کدام با یک نقطه ویرگول از هم جدا شده اند.
۱۲. قوانین اعتبارسنجی
شما می توانید از این قوانین برای اعتبارسنجی داده هایی که وارد یک پایگاه داده می کنید استفاده کنید. سازنده عبارت میتواند به شما در قالببندی دقیق قانون کمک کند. Microsoft Access دو نوع قانون اعتبار سنجی دارد:
قانون اعتبار سنجی فیلد
اگر یک قانون اعتبار سنجی برای یک فیلد تنظیم کنید، Access از خروج شما از آن فیلد جلوگیری می کند مگر اینکه مقدار معتبری وارد کنید. فرض کنید >=#12/01/2021# را در ویژگی Validation Rule فیلد تاریخ اضافه کنید. در این صورت، باید تاریخها را فقط در تاریخ ۱ دسامبر ۲۰۲۱ و پس از آن وارد کنید.
قانون اعتبارسنجی رکورد
می توانید از آن برای کنترل زمان ذخیره یک رکورد استفاده کنید. این قانون فیلدهای دیگری را در همان جدول در نظر گرفته و مقادیر آنها را با هم مقایسه می کند.
Microsoft Access برای مدیریت پایگاه داده رابطه ای
هنگامی که صحبت از مدیریت یک پایگاه داده رابطه ای می شود، مایکروسافت اکسس یک راه حل یکپارچه برای کاربران تجاری ارائه می دهد. این مقاله بهترین ویژگی های Access را مورد بحث قرار داد، که با خواندن آن، ایدهای اساسی در مورد این ابزار خواهید داشت.
اگر علاقه مند به یادگیری نحوه ایجاد یک پایگاه داده ساده با استفاده از Microsoft Access هستید، مقاله بعدی ما با عنوان آموزرش ساخت یک پایگاه داده در اکسس : راهنمای گام به گام را بررسی کنید.
دیدگاه ها